Cuando una empresa decide formalizar su proyecto de Business Intelligence se inicia estableciendo una toma de requerimientos de las áreas/departamentos que van a estar involucrados, este proceso es el más importante que orientará el resultado de la solución desde una simple automatización de reportes operativos hasta una toma de decisiones estratégicas de negocio por medio de informes analíticos y predictivos.
Regularmente para la tarea de toma de requerimientos se establece el departamento de sistemas o un subdepartamento especializado en Business Intelligence para dicha tarea, lo importante de esta tarea es que se establece el rumbo que tomará dicha solución en la empresa.
Para la toma de requerimientos se determinan diferentes formas de hacerlo aunque el objetivo parece similar el resultado de cada escenario puede ser totalmente diferente. De esta manera establecemos los escenarios más comunes para dicha toma de requerimientos.
- Requerimientos Genéricos
En los objetivos de la solución de BI se establecen requerimientos genéricos de dicha solución para lo cual es común encontrarnos con los siguientes puntos.
- … proveer un sistema intuitivo y fácil de usar que permita a los usuarios finales generar sus propios reportes y análisis.
- … tener una sola versión de la información.
- … proveer información de toda la compañía en un solo sistema.
- … que los usuarios puedan accesar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Con dichos objetivos de la solución como base de los requerimientos es difícil establecer una forma confiable de medir los resultados de la implementación de la solución de BI.
- Requerimientos Funcionales
La toma de requerimientos funcionales se establece en algunos proyectos como la base para tomar decisiones en la secuencia de etapas donde atraviesa un proyecto de BI.
En muchos proyectos los requerimientos funcionales dirigen el destino del proyecto, por lo cual es muy común que muchas empresas decidan su proyecto de BI en base a la herramienta seleccionada. Se recomienda leer el artículo ¿Como NO debemos seleccionar una herramienta de BI?
Como ejemplo de los requerimientos funcionales tenemos lo siguiente:
- … el sistema deberá proveer la facilidad de Drill-Down, Slice and Dice, formulas avanzadas, etc.
- … el sistema deberá tener los mecanismos para controlar la seguridad de los datos por departamento, área, gerencia así como una distribución organizacional jerárquica de la información.
- … el sistema proveerá un mecanismo de notificaciones y alertas, con criterios y reglas configurables.
- … el sistema permitirá la integración de diferentes fuentes de datos.
- … el sistema debe ser intuitivo para que los usuarios finales puedan desarrollar sus propios reportes.
Si analizamos los requerimientos funcionales nos daremos cuenta que muchas plataformas de BI existentes en el mercado pueden cubrir dichos requerimientos, pero el tener cubiertos dichos requerimientos no asegura que nuestra solución tenga los argumentos para dar valor a nuestra empresa desde el objetivo principal de la solución que es aportar valor al negocio.
- Requerimientos de Datos
Otra forma común de tomar requerimientos es solicitar a los usuarios principales un listado de los datos que requieren para sus reportes, es decir, que nos pidan que campos debemos incluir en nuestro datawarehouse y posteriormente mapear en nuestra herramienta de BI para que ellos puedan preparar sus reportes sin apoyo del área de sistemas.
En primera instancia los que conocen de su área son los mismos usuarios por lo cual es común y entendible que dichos usuarios marquen la pauta de los datos que requieren y como los quieren.
Como ejemplo de dicho escenario el usuario solicitaría lo siguiente:
- Proveedor.Nombre
- Proveedor.Razón Social
- Proveedor.Dirección
- Proveedor.Telefono
- Proveedor.Email
Aunque este escenario es importante para que los usuarios cuenten con toda su información, por si sola no es una estrategia de toma de requerimientos completa, debido a que el resultado al final de cuentas no sería medible como valor de negocio sino como una forma de automatizar las actividades operativas de reporteo.
- Requerimientos de Negocio
Una forma de poder dar valor al negocio es hacer nuestros requerimientos en función del mismo, es decir, definir los requerimientos de una forma integral donde se establezcan todos los objetivos de nuestra solución que sean medibles, controlables y confiables.
Para esto, nuestra toma de requerimientos puede ser más compleja de los otros escenarios, por que cada decisión en las etapas de nuestra solución debe tener un fin que aporte valor al negocio ya sea de manera directa o indirecta para lo cual definiremos los siguientes objetivos a considerar.
- Definir la estrategia de negocio en procesos que sean medibles y controlables.
- Identificar la información necesaria para cada proceso de negocio, detallando su forma de análisis, seguimiento, técnicas de análisis y predicción (sí aplica), así como requerimientos tecnológicos para su cumplimiento.
- Priorizar los objetivos de la solución en función de su impacto en las metas del negocio.
- Diseñar una administración flexible que permita la adaptación de las estrategias del negocio a corto y mediano plazo basado en el aprendizaje continuo de la operación y seguimiento del negocio.
En este artículo se tomaron ideas de Business Intelligence Business Requirements and the BI Portfolio de Steve Williams
