¿Cuál es la mejor opción para compartir y colaborar en informes de Power BI? Aquí se comparan las distintas opciones y modalidades para determinar cuál es la mejor opción para su organización.
1. Power BI Premium 
Power BI Service es la forma predeterminada para compartir contenido.
Power BI Premium ventajas:
- Mayor escala y rendimiento para sus informes de Power BI.
- Flexibilidad para licenciar por capacidad.
- Las mejores funciones de su clase para la visualización de datos y la extracción de información, como el análisis impulsado por IA, los flujos de datos reutilizables y los informes paginados.
- Unifique el autoservicio y el BI empresarial con una variedad de capacidades exclusivas de Premium que admiten cargas de trabajo más pesadas y requieren una escala empresarial.
- Licencia integrada para ampliar BI local con Power BI Report Server.
- Soporte para residencia de datos por región (Multi-Geo) y claves de cifrado administradas por el cliente para datos en reposo (BYOK).
- Capacidad de compartir contenido de Power BI con cualquier persona (incluso fuera de su organización) sin comprar una licencia por usuario.
Conoce más los tipos de licenciamiento de Power BI aquí.
2. Compartir PBIX
Cuando se guarda un informe en Power BI Desktop se encapsula creando un archivo con extensión .pbix el cual se encuentra disponible para compartir con colegas y así colaborar y editar de según se requiera. Cualquier usuario puede editar el archivo de forma gratuita desde su app Desktop sin la necesidad de adquirir la licencia de Power BI Pro, sin embargo al compartir de esta manera se pueden crear varias versiones diferentes del que originalmente era el mismo archivo.
3. Compartir Plantilla
El contenido creado en Power BI Desktop también se puede guardar como una plantilla de Power BI dando como resultado un archivo con extensión .pbit, este permite guardar el contenido generado localmente con la diferencia que el conjunto de datos se muestra vacío, es decir, no conserva ningún dato importado. Al igual que los archivos .pbix. Las plantillas también se pueden compartir de forma gratuita con colegas y usuarios finales de autoservicio se debe procurar mantener solo un archivo para evitar tener que admitir varias versiones.
4. Incrustar en Microsoft Teams
Se puede incrustar contenido de Power BI en Microsoft Teams. Los grupos de Office 365 que gobiernan la seguridad de los espacios de trabajo de Power BI y Teams, pueden ser utilizados para proporcionar un mecanismo de autenticación coherente en ambos productos. Puede implementar el contenido en áreas de trabajo de Power BI siendo respaldadas por Premium Capacity en SKU “P”.
Existe una opción más atractiva con ese escenario de implementar contenido en espacios de trabajo en SKU “EM”, estos resultan más económicos que los SKU P. También se pueden incrustar en Teams para distribuir a los usuarios de Power BI Pro utilizando la capacidad de compartir si la necesidad de la versión premium.
Microsoft Team al agregar una pestaña crea automáticamente una conversación de pestaña para el informe. Los miembros del canal de Microsoft Teams pueden ver y analizar el informe en la conversación.
5. Incrustar en SharePoint
Es posible incrustar el contenido de Power BI en SharePoint online, las reglas para incrustar el contenido son las mismas aplicadas para Microsoft Teams.
6. Embebido en tu propia aplicación
El contenido de Power BI puede ser incrustado en aplicaciones y sitios web de los usuarios finales sin la necesidad de que sean ellos sean autenticados en Power BI. Es decir, los usuarios finales pueden tener la experiencia de los informes totalmente integrada a sus aplicaciones sin la necesidad de que ellos sepan que están utilizando Power BI.
Se puede implementar el contenido en A SKUs de menor costo, además de las EM o P SKUs de mayor costo para Power BI incrustado.
7. Anotar y compartir por Aplicaciones Móviles
En las aplicaciones móviles de Power BI (iOS y Android), se puede anotar un icono, informe o un objeto visual, para posteriormente compartirlo con cualquier persona por medio de correo electrónico.
Se comparte un snapshot del icono, informe u objeto visual. Los destinatarios lo observan tal cual como se envió en el correo. Dentro del correo también se encuentra un vínculo al panel o informe los cuales pueden visualizar si cuentan con licencia Power BI Pro o capacidad de Premium.
Se pueden enviar los snapshot a cualquier persona no solo a compañeros de trabajo con el mismo dominio de correo electrónico.
8. Aplicaciones (Apps en Power BI Service)
Las aplicaciones evitan que los usuarios tengan que navegar por los Workspaces para encontrar el contenido de relevancia para ellos. Por medio de un clic en la aplicación con el nombre adecuado pueden visualizar los datos.
Este método es recomendado para distribuir contenido a una base de usuarios más amplia.
9. Compartir Conjuntos de Datos (Dataset)
Dentro de una organización puede haber una persona con mayor capacidad para crear modelo de datos de gran calidad y bien diseñados. Toda la organización se puede ver beneficiada al compartir ese conjunto de datos (dataset), al crear un informe con un modelo de datos que todos deben usar, se puede guardar el informe y dar permisos a los usuarios para usarlo.
De esta manera todos están basando sus informes en los mismo datos y viendo una misma versión de la verdad”.
10. Creación de Dataflows (Datamarts)
Los analistas crean Dataflows para ingerir, transformar, integrar y enriquecer los macrodatos. Crean y administran flujos de trabajo en áreas de trabajo en el servicio Power BI. Obtenga más información sobre la preparación de datos de autoservicio con flujos de datos.
11. Publicar en la Web
Publicar en la Web permite proporcionar contenido a un público amplio y variado sin la necesidad de que cuenten con Power BI. Es una de las pocas maneras en que los usuarios de Power BI Free pueden compartir su contenido en Power BI Service.
Se debe tener en cuenta que cualquier persona puede ver el contenido publicado. Un administrador de Power BI puede desactivar esta característica.
12. Imprimir o guardar como PDF o algún archivo estático
Desde Power BI Service, es posible imprimir, guardar como PDF o bien algún otro archivo de formato estático cualquiera de estos elementos:
- Tablero
- Icono de tablero
- Página de informe
- Informe paginado
- Visualización de Power BI Service
13. Exportar a Power Point o Imprimir
Los informes pueden ser exportados a Power Point por medio de Power BI Service. Esta exportación se muestra como una versión estática, sin interactividad de los objetos visuales o la oportunidad de segmentar, filtrar o explorar en profundidad. Esta exportación es útil para presentar visualizaciones de datos a colegas.
14. Exportar a Excel o CSV
Los datos se pueden exportar desde una sola visualización de Power BI a formato Excel o CSV. Pueden ser exportados de origen los datos utilizados para crear una visualización por medio de este método. Para esto solo se debe de dar clic en los puntos suspensivos en la parte superior derecha de alguna visualización y se selecciona la opción “exportar datos”.
15. B2B para usuarios invitados
El usuario externo puede ver el contenido de Power BI por medio de un inicio de sesión único. Para este escenario se puede administrar o dar licencia del contenido de 3 maneras:
- Implementar contenido en capacidad premium.
- Implementar contenido en la capacidad compartida. El usuario invitado utiliza su licencia de Power BI Pro.
- Implementar contenido en la capacidad compartida. Es asignada al usuario invitado una licencia de Power BI Pro del inquilino. La asignación de una licencia proporciona la capacidad de ver contenido solo del inquilino y no del suyo u otros inquilinos.
16. On-Premises Report Server
Existe la opción de On-premises Power BI Report Server para los usuarios con incertidumbre sobre la administración de los datos y la implementación de datos en la nube. Report Server es un super conjunto de la instalación tradicional de SQL Server Reporting Services (SSRS). Power BI Report Server permite implementar informes de Power BI además de informes SSRS paginados.
Power BI Report Server se compra a través de Power BI Premium. El uso de ambos permite migrar la instalación local a la capacidad premium basada en la nube en el futuro si se desea.
Power BI Report Server también se encuentra disponible para clientes de SQL Server Enterprise Edition que hayan seleccionado la opción adicional de Software Assurance.
17. Colaborar en Workspace
Workspace resulta mejor para colaborar que “My Workspace” al permitir la copropiedad del contenido. El equipo puede hacer actualizaciones y dar acceso a otros usuarios determinando sus permisos.
18. Exportar por Power Automate
A mediados del año pasado Power BI introdujo la acción de exportación de informes de Power BI o informes paginados dentro de Power Automate.
Lo que facilita que sea más sencillo exportar rápidamente su contenido de Power BI a una variedad de formatos y escenarios compatibles.
19. Herramientas de terceros
A través de diferentes plataformas terceras es posible enviar de forma rutinaria listas de reproducción de informes a tantas personas como desee, desde o fuera de su organización, independientemente de que sean usuarios de Power BI.
Algunas de ellas como Power BI Robots, o BI Helper nos permiten tener rutinas como Jobs los cuales se encargan de actualizar nuestros reportes o fuentes de información así como el envió masivo de reportes por correo electrónico la cual es una de las funciones principales de este tipo de servicios.
20. Uso compartido de un informe con un link
Personas de la organización:
Seleccione “Personas de su organización” con el link pueden ver y compartir y. A continuación, elije qué opción funciona mejor. Al seleccionar “Copiar link”, se generará y copiará automáticamente un link para compartir en el Portapapeles:
Este link no funcionará para usuarios externos ni para usuarios invitados. Use este tipo de vínculo cuando:
- Quiere compartirlo con alguien de su organización.
- Está familiarizado con el link que se comparte con otras personas dentro de su organización.
- Quiere asegurarse de que el link no funcionará para usuarios externos o invitados.
Personas específicas:
Después de seleccionar “Enviar”, Power BI envía el link por correo electrónico a los destinatarios.
Cuando los destinatarios reciben el correo electrónico, pueden seleccionar “Open this report” y obtener acceso al informe automáticamente mediante el link para compartir.
Si selecciona esta opción, escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de las personas con las que quiere compartir contenido.
Este tipo de linkle permite compartir con usuarios invitados en Azure Active Directory (Azure AD) de la organización.
No se puede compartir con usuarios externos que no son invitados de su organización.
21. Compartir datos de Excel.
Una de las formas más interesantes para compartir la información de nuestros reportes de Power BI inclusive poder manipular y crear nuevos reportes es por medio de “Analizar en Excel”, la cual es un método que nos permite descargar el modelo de datos y llevarlo a este gran herramienta para poder utilizar estructuras como tablas dinámicas e inclusive macros y procesar la información de los reportes.
22. Suscribirse a un reporte.
Este método nos permite poder calendarizar envíos de los reportes a nuestros correos, en este caso se puede personalizar la frecuencia, así como el tipo de reporte que nos llegaría, el acceso a Power BI, un reporte en PDF o Power Point, dentro de la gama de opciones que nos presenta esta herramienta es una de las más atractivas por el método de tener esa programación de envíos automatizada
Si bien Power BI Premium ofrece una gran solución para colaborar en equipo en los informes de Power BI, la mejor opción depende completamente de las necesidades y presupuesto de la organización con el que se cuenta para dar una solución.
Conozca más sobre estas soluciones en: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/collaborate-share/service-how-to-collaborate-distribute-dashboards-reports
Otros temas de interés:
One thought on “22 Formas de Compartir en Power BI”