¿Comó NO debemos seleccionar una herramienta de Business Intelligence?

Actualizado Enero 29 del 2023

El proceso de selección de una herramienta de BI puede ser mas difícil de lo que parece, ya que:

• Existen múltiples alternativas.
• Necesidades propias de la organización.
• Múltiples variables a considerar.

Hay que tener en cuenta los siguiente puntos sobre que evitar hacer y cómo NO se debe seleccionar una herramienta de BI, ya que que nos ayudarán mucho al momento de querer tomar una decisión correcta sin perder objetividad.

PREMISAS A CONSIDERAR

Antes de iniciar con las recomendaciones es necesario definir y tener claridad sobre las siguientes premisas:

1. “Todas” las herramientas de BI correctamente implementadas pueden dar la solución desde el punto de vista de negocio.
2. La decisión para seleccionar la herramienta debe ser basada en objetivos de negocio y no de tecnología.
3. La calidad de la información, la facilidad de análisis, facilidad de distribución, deben ser los objetivos principales de una solución de BI.
4. La herramienta de BI es solo una parte de la solución de Business Intelligence, pero no la más importante.

SÍNTOMAS DE UNA SELECCIÓN INCORRECTA

Es importante tener claros los principales síntomas de que nuestra selección de la herramienta de BI puede no haber sido exitosa, por lo cual, hay que poner atención en lo siguientes puntos:

• La herramienta se usa poco o no es usada por los usuarios.

  • Una situación cada vez menos frecuente pero que aun existe es no hacer uso de la herramienta oen menor medidad. Puede ser por diferentes factores, entre ellos la dificultad de uso, porque no está toda la información que se requiere, porque no es confiable en funcionalidad, en información, ó simplemente porque al usuario destinado no le gusta.

• La herramienta se utiliza solo para extraer información y los análisis se hacen con otras herramientas.

  • Esta situación se suele presentar debido a que los usuarios no perciben el valor de la herramienta, no han sido capacitados correctamente, resistencia al cambio y/o prefieren hacer los análisis manualmente.

• La herramienta de análisis se usa como reporteador.

  

   

  • Dentro de la gran variedad de herramientas de BI, nos encontramos con herramientas especializadas en análisis de información agrupada y jerarquizada (más orientada a niveles altos o directivos), además existen herramientas que se pueden orientar a niveles operacionales, donde se requiere información para reportes operativos con detalles y formatos especiales. Este síntoma puede ser ocasionado por una definición incorrecta de los requerimientos o evaluación de la herramienta
  • Mucho depende de la cultura de la organización y el nivel de maduración en que se encuentra para adoptar una solución de Business Intelligence. No todas las empresas están listas para implementar herramientas analíticas, muchas veces es conveniente iniciar por automatizar su reporteo para facilitar primeramente la operación, madurar en esta etapa y posteriormente seguir con las etapas analíticas y de minería de datos.

• La herramienta no es aprovechada en todas sus características.

  • Esto sucede por lo general, cuando se adquiere una herramienta de BI por todas las características “impresionantes” que tiene. Lamentablemente se llegan desembolsar grandes cantidades de dinero y muchas veces no es justificado. Debido a que se pagan por funcionalidades que nadie va a usar, o ni siquiera se necesitan.

RECOMENDACIONES DE CÓMO NO SELECCIONAR UNA HERRAMIENTA DE BUSINESS INTELLIGENCE

A continuación mostramos algunas de las principales situaciones que influyen en el proceso de selección de una herramienta de Business Intelligence.

• Experiencias de usuarios con otras herramientas

Muchos usuarios cambian de empresa, no necesariamente del mismo giro de negocio o en el mismo puesto y es posible que se hayan familiarizado con alguna herramienta en su empresa anterior. Esta es una condición normal de adaptabilidad que decide o influye en la selección final de optar por una herramienta que ya conocen.

Adicionalmente que se analicen varias herramientas para decidir por alguna, los usuarios tienden a perder objetividad en la decisión si ellos tienen preferencia o son expertos en alguna herramienta. En este caso la curva de aprendizaje y la adaptación son los principales factores de decisión.

Dependiendo el peso que tengan las personas en la decisión de selección de la herramienta, es muy común que desde antes de iniciar el proceso de análisis y comparación de herramientas. La decisión ya esté tomada u orientada a una herramienta/plataforma en particula, lo cual hace poco objetivo dicho análisis.

• Cuadrante mágico de GARTNER

  

   

  El cuadrante mágico de GARTNER es un importante estudio de las principales plataformas de Business Intelligence del mercado mundial. Este es desarrollado por importantes analistas que interpretan la presencia en el mercado de las principales compañías, tecnologías y plataformas para distintas áreas. Las plataformas de BI no son la excepción y año con año realizan un estudio sobre ellas. Desde  hace ya algunos años y a día de hoy, muchas empresas han sido influenciadas en su decisión de compra por el cuadrante mágico de GARTNER.

  La pregunta obligada es ¿Por qué no apoyarse en el cuadrante mágico de GARTNER para decidir por una herramienta de BI?

Para dar respuesta es necesario realizar un análisis objetivo y considerar lo siguiente:

1. El cuadrante de GARTNER no es una recomendación de compra.
2. No está seccionado por giro o área de negocio.
3. Los estudios de GARTNER son ambiguos en resaltar importantes diferencias entre los evaluados.
4. Solo se incluyen las principales marcas y nombres a nivel mundial dejando fuera inclusive a importantes herramientas Open Source.

• Vendedores de Marca

  El mercado de Business Intelligence está principalmente clasificado por vendedores de marca, es decir, los proveedores regularmente venden una o varias marcas de herramientas de BI. Muchas veces dichos proveedores se enfocan más en promover las herramientas que cubrir las expectativas o necesidades del negocio, a lo cual puede que sucedan algunos de los siguientes escenarios:

  • Se ofrece una oferta inigualable por cierta herramienta, donde muchas empresas caen en la tentación de hacer la cuestión económica es el factor de selección. Lo que pudiera hacer creer erróneamente, que se está haciendo un excelente negocio por comprar una herramienta a precios muy bajos, en comparación a la competencia. Inclusive algunos proveedores regalan su herramienta como estrategia comercial.
  • Muchas veces podemos se puede terminar destinando mucho del presupuesto y cantidades importantes de dinero en la consultoría y desarrollo de la solución completa en ciertas herramientas que no se adaptan fácilmente a todo tipo de requerimientos o giros de negocio. Además puede ser que el servicio de consultoría de dicha herramienta solo sea limitado para cierta cantidad de proveedores que suelen basar sus tarifas de servicio en la oferta y demanda.
  • Otro escenario, es que a los vendedores de marca pierden objetividad al momento de analizar requerimientos. Donde para todo buscan adaptar la herramienta que promueven, y aunque pueda ser factible dicha alternativa, no es necesariamente la mejor opción. Ya que es posible por la cantidad de opciones en el mercado de BI que podamos encontrar, exista una herramienta más fácilmente adaptable a nuestros requerimientos e inclusive pueda rivalizar en costos o ser mejor.

• Herramientas con características fuera de lo común.

  Existen herramientas donde su principal estrategia de venta es una funcionalidad fuera de lo común. En donde una demo de la herramienta puede dejar al usuario “maravillado” con cierta característica o funcionalidad que no ha visto en ninguna otra herramienta. Esta característica puede ser una presentación visual de la información muy llamativa, alejado de lo acostumbrado y/o una funcionalidad de análisis pre-configurado prácticamente de un solo clic. Esta opción puede llamar la atención de los usuarios más difíciles, ya que se presentan escenarios donde se dan respuesta a preguntas del negocio en un solo clic.

  Lamentablemente, dicha funcionalidad es posible que no cumple la mayoría de nuestros requerimientos de análisis de información a nivel general, por lo cual es común que en estos escenarios se paguen importantes sumas de dinero por funcionalidad que nadie o solo unos cuantos usan.

• Compatibilidad Tecnológica Vs Requerimientos de negocio.

  Otro escenario importante, es seleccionar una herramienta en base a un requerimiento de tecnología, en lugar de un requerimiento de negocio. Este caso es común donde se selecciona la herramienta en base a la compatibilidad con la plataforma tecnológica, sin importar cubrir al 100% los requerimientos de información de negocio.

• Requerimientos de Negocio Vs Diseño y formato

  

  Es decir, la herramienta que brinda un formato “mejor” para un reporte en específico o que tenga exactamente la gráfica u objeto visual con todas las características visuales para cierto reporte importante, aunque las demás herramientas tengan la gráfica o cubran el formato en un esquema similar o alternativo y cubran de una manera más optima con las necesidades del requerimiento.

• Costos de Licenciamiento, Infraestructura y Servicios

  Hoy en día las empresas buscan que sus aplicaciones estén basadas en la nube debido a los beneficios de este tipo de arquitectura, en comparación a la adquisición de servidores: velocidad de implementación, facilidad de acceso, escalabilidad de acuerdo a la necesidad o uso de recursos, tercerización de actividades que no agregan valor al negocio como es la actualización y dar mantenimiento a los servidores; al final todo se traduce en ahorro de tiempo y esfuerzo.

  Como es de esperarse Business Intelligence también se suma a la tendencia de la nube y hace una combinación perfecta, ya que el objetivo principal de estas soluciones es entregar la información crítica al momento que lo desee el usuario y donde quiera que éste se encuentre.

  Por otro lado, considere que ciertas empresas o proveedores, en su estrategia de abrir mercado, tienden a competir con esquemas muy agresivos de venta. Uno de estos casos es prácticamente regalar el licenciamiento a costa de ganar los servicios de consultoría, este escenario puede crear una competencia dispareja entre las herramientas y consultorías que compiten. Es común que dichas herramientas sean las seleccionadas, y lamentablemente no necesariamente todo los casos son implementaciones exitosas.

• Recomendaciones de otro giro de negocio

  A nivel directivo o gerencial es común que ciertos colegas que laboran en otras empresas recomienden su herramienta seleccionada en dicha empresa. El caso es que los requerimientos en ciertas empresas y/o giro de negocio suelen ser diferentes entre empresas además del presupuesto, tecnología o requerimientos de análisis. Por lo que la mejor opción en cuanto a la herramienta de BI suele ser diferente.

• Herramientas integradas y/o heredadas

  Actualmente los ERP’s tienden a integrar en su suite alguna herramienta de BI compatible tecnológicamente y con análisis y reportes predefinidos. Además de que en algunos casos es un licenciamiento obligado en la compra del ERP.

  En estos casos no necesariamente dicha herramienta puede cubrir las expectativas funcionales de los usuarios analistas, pero el costo pagado obligatoriamente en el licenciamiento global suele dar la pauta en optar por dicha herramienta heredada.

CONCLUSIÓN

No existen herramientas mejores y peores, sino que hay herramientas más adecuadas para cada requerimiento donde el costo, tecnología, funcionalidad, integración y un sin fin de características más, influyen importantemente en la selección, para lo cual es esencial no perder objetividad en la comparación de las mismas.

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