Mejores Prácticas al crear un reporte en Power BI

¿Qué es un Reporte de BI?

Los reportes de BI recopilan los datos a evaluar de la empresa por medio de una herramienta de Business Intelligence, como lo es Power BI. Esta herramienta se encarga de extraer la información de mayor relevancia, proporcionar sugerencias y tendencias comerciales, lo que da paso a una mejor toma de decisiones basada en datos.

 

Beneficios de los Reportes de BI

 

¿Cómo crear un Reporte de BI de calidad?

Entre algunas de las mejoras prácticas para la creación de reportes de BI, se aconseja considerar algunas de las siguientes recomendaciones:

 

1. Definir los objetivos y a quien va dirigido

Se debe tener en cuenta que la creación de un reporte de BI debe cumplir con los objetivos establecidos y que va dirigido a una audiencia especifica. Al definir a quien va dirigido se podrá desarrollar un análisis en función a las necesidades, el interés y habilidades técnicas del usuario.

Los objetivos que se definan, ayudarán a crear un panorama de lo que el usuario final busca encontrar en el reporte.

 

 

2. Seleccionar las métricas correctas

Una vez conociendo los objetivos que se tienen para el reporte, se podrá hacer una selección las métricas.

Todos los negocios son distintos, por lo cual, se deben considerar algunos aspectos para una selección de métricas adecuada:

  • Objetivos Comerciales: ¿Son a corto o largo plazo?
  • Audiencia o Usuarios Finales: ¿Qué papel juegan en la toma de decisiones?
  • Contexto del análisis: Las métricas que se seleccionen deberán de contar una historia completa de los datos, de tal forma, que permita tomar medidas correctivas y preventivas.

 

3. Uso de visualizaciones adecuadas

Está comprobado que los seres humanos llegan a procesar hasta 60,000 veces más rápido la información visual antes que el texto.

Lo que esto nos quiere decir, es que, elegir como se visualizarán los datos es igual de importante que la selección de métricas, ya que será el primer acercamiento del usuario con la información.

Para la selección de las visualizaciones u objetos visuales se deben de considerar una serie de aspectos como:

Personalización

  • Si se trabaja en un reporte de cliente, este puede ir personalizado con el logo y colores de su marca. Esto generará un mayor agrado e impacto visual.

Lectura

  • Consideración del espacio. El reporte de debe delimitarse a dimensiones ya establecidas para una fácil lectura de la información. Además de esto, la selección de los elementos deberá de limitarse ya que los reportes sobresaturados llegan a ser difíciles de descifrar.

El uso de herramientas de Business Intelligence, como Power BI facilitan la creación de reportes, presentando toda la información en una página o pantalla con distintos gráficos interactivos personalizables. Además de permitir una adaptación para diferentes dispositivos como computadoras, tablets y otros dispositivos móviles lo que vuelve al reporte más accesible para todos los usuarios.

 

4. Aplicación de tecnología avanzada (Extra) 

Dentro de los Niveles de Madurez de BI de Gartner, la implementación de Artificial Intelligence y Machine Learning son el máximo valor con el que puede contar un reporte de BI.

La administración de grandes cantidades de datos no es una tarea sencilla de realizar por los analistas. Consume tiempo y requiere de un seguimiento constante para la detección de anomalías que pudieran afectar a la organización.

Para ello ya existen herramientas como AutoML que puede ser utilizado en Power BI y permite a los usuarios transformar tareas como:

  • Imputación de datos
  • Ingeniería de características
  • Selección de modelos
  • Capacitación, pruebas y visualización de los resultados.

Esta característica de Microsoft, permite hacer uso de esta tecnología sin que el usuario cuente con conocimientos básicos de Machine Learning. Genera un mayor ahorro de tiempo y proporciona resultados de calidad. Conoce más sobre mejores prácticas en Power BI con AutoML aquí.

 

5. Fomentar una cultura basada en datos (Extra)

Un reporte de BI que está siendo colaborado por un equipo y utilizado por un área logra generar grandes beneficios como: mejor toma de decisiones, comunicación eficaz, actualización continúa de los datos, entre otros. Por lo cual, el crear una cultura basada en datos en toda la organización impulsaría a un mejor manejo de la información, mejora de procesos, mayor productividad y cumplimiento de objetivos.

 

Mejores Prácticas en Power BI

Visualización

1. Uso de scrolls

Es recomendable limitar el uso de scrolls en los objetos visuales a medida que sea posible. Muchos scrolls en las páginas de los reportes generan una mala experiencia para los usuarios al complicar la visualización de la información.

Los paneles Bookmarks y Selection cuentan con funciones para alternar la visibilidad de los objetos visuales, para mantener un orden y una mejor lectura de la información.

 

2. Limitar cantidad de objetos visuales

Limitar la cantidad de objetos visuales e imágenes creará una visualización más limpia de la información. Saturar la página del reporte con muchos elementos hará que la historia que se busca transmitir de los datos se vuelva confusa y lenta, puesto que el rendimiento del reporte también se verá afectado.

 

3. Ajustar el contenido de las tablas

Personalice las tablas ocultando las columnas y campos que no contienen información de relevancia para el usuario final. Del mismo modo se recomienda en las tablas hacer uso de abreviaturas como: YTD, LY, PY, PP, como sufijos para evitar el uso de scrolls y mantener los campos juntos para una mejor lectura.

De esta forma las tablas se mostrarán compactas y con la información de verdadero interés de los usuarios.

 

4. Fecha de Actualización

Los reportes de BI facilitan conocer el estado actual de la empresa para una toma de decisiones inteligente. Por esto mismo se recomienda agregar al reporte un la fecha y hora de la ultima actualización de los datos.

 

5. Categorización por impacto

Es importante que los datos que se presentan en el reporten cuenten una historia completa de la información.

Para asegurar que la información sea leída correctamente es importante que se categoricen los elementos por el nivel de impacto y relevancia; dándoles mayor foco de atención a los elementos con información crítica y resultados finales de objetivos.

 

Optimización

6. Estandarización de reportes

El uso de las plantillas (.pbit) de Power BI ayudan a la estandarización de todos los reportes en la organización.

El archivo .pbit puede ser utilizado como punto de partida por los diferentes usuarios de la organización, ya que cuenta con diseño, modelo de datos y consultas de un reporte base; facilitando la generación de reportes y cuidando los datos de la organización.

 

7. Eliminar interacciones

Se pueden eliminar las interacciones que no sean útiles para optimizar el rendimiento del reporte.

Al eliminar las interacciones se reduce la cantidad de consultas realizadas a la fuente de datos lo que minimiza el tiempo de espera de carga de los datos.

 

8. Uso de Bookmarks

Por medio del uso de bookmarks pueden consolidar las páginas de un reporte para que el usuario final lo visualice e interactúe en una sola página. Esta consolidación no afecta en el rendimiento del reporte.

Al grabar los bookmarks en grupos se mantiene una mejor organización y evita que al editar no se requiera sobregrabar.

 

9. Rendimiento de objetos visuales

Verifique el rendimiento de los objetos visuales antes de utilizarlos en el reporte. Los objetos visuales no certificados suelen no presentar buen rendimiento en datasets de gran volumen y/o agregaciones complejas.

Para identificar los cuellos de botella en reportes con poco rendimiento se puede hacer uso de la herramienta Performance Analyzer, la cual ayudara a identificar donde se concentra la saturación de datos.

 

Seguridad

10. Row Level Security

Los usuarios pueden acceder al modelo de datos por medio de Q&A, Quick Insights y Excel. El uso de Row Level Security ayuda a proteger los datos de su organización de los usuarios sin los permisos necesarios.

 

11. Categorización por impacto

La categorización de los datos por nivel de impacto facilita de identificación de seguridad requerida y los criterios para compartir dentro o fuera de la organización.

  • High Business Impact (HBI). Requiere que los usuarios tengan permiso para compartit los datos con otros usuarios.
  • Low Business Impact (LBI) y Medium Business Impact (MBI). Los usuarios no requieren de permisos para compartir los datos.

Conclusiones

Si bien el tema de Business Intelligence, el cambio de las empresas a una toma de decisiones basadas en sus propios datos al momento y la automatización de estos procesos no es algo nuevo. Y de hecho, son algunas de las motivaciones para impulsar estos cambios en muchas organizaciones. A veces se enfrentan a un reto a la hora de crear sus reportes de BI.

Muchas veces la parte de la presentación, es decir, la parte de los reportes de BI que permite visualizar la información más relevante, de manera clara y de una forma en la que la audiencia a la que está dirigida pueda no solo comprenderla sino identificar y facilitar una mejor tomar decisiones, resulta desafiante.

Al momento de crear los reportes de BI, tener el conocimiento de cuales son los puntos más valiosos a revisar y tomar en cuenta. Así como algunas de las mejores prácticas a considerar es algo que todas las empresas deben analizar.

Pues no solo es imprescindible, sino decisivo a la hora presentar la información a la parte directiva. Y es crucial tener los datos más valiosos de la organización a disposición para poder elegir le mejor opción.

Esto es más sencillo de alcanzar revisando puntos como ¿Cuál es el objetivo del reporte? ¿A quién va dirigido? ¿Es claro? ¿Las métricas seleccionadas son las correctas? Y seguir las mejores prácticas en la herramienta para obtener los mejores resultados en visualización, optimización y seguridad.

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