En nuestro artículo anterior hablamos de algunos de los errores financieros que pueden costarle caro a una empresa: no tener claridad sobre el flujo de efectivo, tomar decisiones con información desactualizada, perder de vista los márgenes o detectar los problemas demasiado tarde.
Pero hay una pregunta que muchas veces queda fuera de la conversación:
¿Qué pasa cuando el error ya ocurrió?
Porque, aunque una buena gestión financiera busca prevenir los problemas, ninguna empresa está completamente exenta de cometer errores. Lo importante no es solamente evitar que ocurran, sino saber detectarlos, entender su impacto, corregirlos y evitar que vuelvan a suceder.
El verdadero riesgo comienza cuando un problema financiero permanece oculto durante meses y se convierte en una sorpresa al momento del cierre.
1. Primero, identifica qué está pasando realmente
Cuando los resultados no son los esperados, es común querer actuar inmediatamente.
Pero antes de tomar una decisión, hay que entender el problema.
Una caída en la utilidad, por ejemplo, puede tener diferentes causas:
- Aumento en los costos.
- Gastos operativos fuera de control.
- Una unidad de negocio que está generando pérdidas.
El primer paso para corregir un problema financiero es dejar de asumir y comenzar a diagnosticar.
2. Encuentra la causa, no solamente el síntoma
Supongamos que una empresa descubre que su utilidad disminuyó 15% durante el último trimestre.
El porcentaje nos dice que existe un problema, pero no nos dice por qué ocurrió.
Para encontrar la causa necesitamos profundizar:
¿Qué cambió?
Aquí es donde la información financiera debe permitir navegar desde el resultado general hasta el detalle que lo explica.
Porque corregir el síntoma sin conocer la causa puede hacer que el problema vuelva a aparecer.
3. Mide el impacto del problema
Una vez identificada la causa, hay que dimensionar sus consecuencias.
No es lo mismo detectar una desviación pequeña que descubrir que una mala decisión lleva meses afectando el flujo de efectivo.
Algunas preguntas importantes son:
• ¿Cuánto dinero representa el problema?
• ¿Desde cuándo está ocurriendo?
• ¿Qué impacto tiene en la rentabilidad?
• ¿Está afectando el flujo de efectivo?
• ¿Qué áreas o unidades de negocio están involucradas?
• ¿Qué podría pasar si no hacemos nada?
Convertir el problema en números ayuda a establecer prioridades.
Lo que no se mide difícilmente puede corregirse.
4. Separa lo urgente de lo importante
Cuando aparece un problema financiero, todo puede parecer urgente. Sin embargo, no todas las situaciones requieren la misma respuesta.
- Un problema inmediato de liquidez puede necesitar una acción hoy.
- Una caída constante en los márgenes puede requerir un análisis más profundo.
- Un proceso de consolidación lento o propenso a errores puede no representar una crisis inmediata, pero sí estar generando problemas recurrentes cada mes.
Por eso es importante clasificar los problemas según su impacto y urgencia.
La pregunta no debería ser solamente:
“¿Qué podemos solucionar primero?”
Sino:
“¿Qué problema tendrá mayor impacto en la empresa si no lo corregimos?”
5. Diseña un plan de corrección
Una vez entendido el problema, es momento de actuar.
Dependiendo de la situación, las acciones pueden incluir:
- Revisar y reducir gastos innecesarios.
- Renegociar condiciones con proveedores.
- Mejorar procesos de cobranza.
- Revisar precios y márgenes.
- Identificar productos o clientes poco rentables.
- Redistribuir recursos.
- Corregir errores en los procesos financieros.
- Establecer nuevos controles.
- Automatizar procesos que dependen demasiado de tareas manuales.
En algunos casos, el problema no está en cuánto gasta la empresa, sino en no saber dónde se está generando valor y dónde se está perdiendo.
6. No esperes al cierre para descubrir si funcionó
Implementar una solución no significa que el problema esté resuelto.
El seguimiento permite saber si las acciones están generando el resultado esperado o si es necesario ajustar nuevamente la estrategia.
Por eso, la información financiera debe estar disponible de manera oportuna y permitir comparar lo que esperábamos que sucediera contra lo que realmente sucedió.
7. Evita que el mismo problema vuelva a ocurrir
Aquí está la parte más importante.
Si una empresa corrige un problema, pero mantiene exactamente el mismo proceso que lo provocó, probablemente volverá a enfrentarlo.
Por ejemplo, si cada cierre requiere recopilar información manualmente de diferentes archivos, revisar datos uno por uno y consolidar empresas de forma manual, corregir un error puntual no elimina el riesgo de que vuelva a ocurrir.
La solución de fondo requiere mejorar el proceso.
Esto puede significar:
- Centralizar la información.
- Automatizar tareas repetitivas.
- Establecer indicadores financieros.
- Crear controles y alertas.
- Tener trazabilidad de los datos.
- Analizar variaciones periódicamente.
- Contar con información actualizada para la toma de decisiones.
El objetivo es pasar de una gestión financiera reactiva a una gestión preventiva.
De corregir problemas a anticiparlos
Una gestión financiera saludable no consiste en esperar al cierre para descubrir que algo salió mal. Consiste en tener la información necesaria para identificar una desviación, entenderla, actuar y medir el resultado.
Porque no todos los problemas financieros se pueden evitar.
Pero sí podemos lograr que sean visibles antes de que se conviertan en un problema mucho más grande.
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