Open-to-buy (OTB) es un término utilizado en la gestión de inventario y planificación de compras en el ámbito minorista. Se refiere a la cantidad de mercancía que un minorista puede comprar durante un período de tiempo específico, generalmente expresado en términos monetarios.
Es una herramienta crucial en la gestión de inventarios para los minoristas. Su propósito principal es ayudar a los minoristas a tomar decisiones informadas sobre las compras de mercancía, asegurando un equilibrio adecuado entre la oferta y la demanda.
El objetivo del open-to-buy es ayudar a los minoristas a gestionar sus inventarios de manera eficiente para evitar situaciones de exceso o escasez. Se calcula restando las existencias actuales y los compromisos de compra pendientes de las ventas planificadas y las metas de inventario. La cifra resultante es el monto disponible para nuevas compras.
¿Para qué es?
El open-to-buy es una herramienta esencial para la gestión de inventarios, ya que permite a los minoristas tomar decisiones informadas sobre las compras futuras y garantizar que tengan la cantidad adecuada de productos para satisfacer la demanda de los clientes sin acumular excesos de inventario.
Al calcular el open-to-buy, los minoristas pueden lograr varios objetivos:
- Evitar excesos de inventario: Al conocer cuánta mercancía pueden comprar, los minoristas pueden evitar la acumulación excesiva de inventario, lo que puede llevar a pérdidas por obsolescencia, descuentos significativos y costos asociados con el almacenamiento de productos no vendidos.
- Prevenir escasez de productos: Por otro lado, el open-to-buy también ayuda a prevenir situaciones de escasez. Los minoristas pueden asegurarse de tener suficiente inventario para satisfacer la demanda de los clientes y evitar la pérdida de ventas debido a la falta de productos en stock.
- Optimizar las Compras: Al calcular el open-to-buy, los minoristas pueden optimizar sus decisiones de compra. Pueden ajustar la cantidad y el momento de las compras en función de las tendencias de ventas, cambios estacionales y otros factores que afectan la demanda.
- Mejorar la rentabilidad: Mantener niveles de inventario adecuados contribuye a una mejor rentabilidad. Los minoristas pueden evitar costos adicionales asociados con la gestión de excedentes o con la pérdida de oportunidades de venta debido a la falta de inventario.
- Facilitar la planificación financiera: El open-to-buy también es útil en la planificación financiera. Permite a los minoristas asignar recursos financieros de manera más efectiva al controlar las inversiones en inventario y garantizar que estén alineadas con las metas de ventas y los objetivos financieros.
¿Cómo funciona?
El Open-to-Buy (OTB) funciona como una herramienta de planificación financiera y de inventario para los minoristas. Su objetivo es ayudar a gestionar eficientemente las compras de mercancía para evitar situaciones de exceso o escasez de inventario. Aquí hay un desglose de cómo funciona:
Establecimiento de Objetivos:
Ventas Planificadas: Se proyectan las ventas esperadas durante un período específico. Esta proyección se basa en el historial de ventas, tendencias del mercado, eventos especiales y otros factores relevantes.
Inventario Final Deseado: Se determina la cantidad de inventario que el minorista desea tener al final del período. Esto puede incluir niveles de seguridad para evitar la escasez.
Evaluación del Inventario Existente:
Inventario Inicial: Se toma en cuenta la cantidad de mercancía disponible al comienzo del período. Este es el inventario con el que el minorista inicia el período.
Pedidos Pendientes: Se consideran los pedidos que ya se han realizado, pero aún no se han recibido. Estos compromisos de compra afectan al inventario disponible para nuevas compras.
Cálculo del Open-to-Buy:
La fórmula básica del Open-to-Buy es:
Donde:
– Ventas Planificadas: son las ventas que se espera lograr durante el período.
– Inventario Final Deseado: es la cantidad de inventario que el minorista desea tener al final del período.
– Inventario Inicial: es la cantidad de inventario con la que comienza el período.
– Pedidos Pendientes: son las órdenes de compra que ya se han realizado, pero aún no se han recibido.
Toma de Decisiones:
Con la cifra del Open-to-Buy, los minoristas pueden tomar decisiones informadas sobre la cantidad de mercancía que pueden adquirir. Esto implica ajustar las órdenes de compra según las necesidades y condiciones del mercado.
Monitoreo Continuo:
A medida que avanza el período, es crucial monitorear y ajustar el Open-to-Buy según las condiciones reales del mercado y el desempeño de las ventas. Esto permite adaptarse a cambios inesperados en la demanda o en las condiciones comerciales.
Análisis Posterior:
Al final del período, se realiza un análisis retrospectivo para evaluar la precisión de las proyecciones y la efectividad del Open-to-Buy. Esto proporciona información valiosa para ajustar estrategias futuras.
Caso de usos
El Open-to-Buy (OTB) se utiliza en diversos casos en la gestión minorista para optimizar las compras y mantener un equilibrio saludable entre la oferta y la demanda. Aquí hay algunos casos de uso comunes:
- Gestión Estacional:
Escenario: Un minorista de ropa desea gestionar la compra de inventario para la temporada de invierno.
Uso de OTB: Calcula el Open-to-Buy considerando las proyecciones de ventas invernales, la demanda histórica y las tendencias del mercado. Ajusta las compras para garantizar suficiente inventario para satisfacer la demanda estacional.
- Lanzamiento de Nuevos Productos:
Escenario: Una tienda de electrónicos planea lanzar una nueva línea de productos.
Uso de OTB: Establece un Open-to-Buy específico para la nueva línea, considerando las expectativas de ventas, la publicidad planificada y las condiciones del mercado. Ajusta las compras para introducir los nuevos productos de manera efectiva.
- Eventos Promocionales:
Escenario: Una tienda de juguetes organiza un evento promocional durante las vacaciones.
Uso de OTB: Calcula un Open-to-Buy especial para el período promocional, teniendo en cuenta las proyecciones de ventas específicas del evento. Ajusta las compras para garantizar suficiente inventario y evitar escasez durante la promoción.
- Liquidación de Inventario:
Escenario: Un minorista quiere liquidar el inventario no vendido al final de la temporada.
Uso de OTB: Establece un Open-to-Buy que permite la adquisición de productos adicionales para la liquidación. Controla las compras para evitar excesos de inventario al tiempo que maximiza las oportunidades de venta.
- Adaptación a Cambios del Mercado:
Escenario: Cambios económicos afectan la demanda de ciertos productos.
Uso de OTB: Ajusta el Open-to-Buy en respuesta a cambios en las condiciones del mercado. Puede reducir las compras de productos con demanda decreciente y aumentar las compras de productos en demanda.
- Gestión de Inventario Regular:
Escenario: Una tienda de electrodomésticos busca mantener un inventario constante.
Uso de OTB: Utiliza el Open-to-Buy para planificar las compras mensuales, considerando las variaciones estacionales y la rotación de productos. Ajusta las compras según las fluctuaciones en las ventas.
- Optimización de Categorías de Productos:
Escenario: Un gran almacén quiere equilibrar la oferta en diferentes categorías de productos.
Uso de OTB: Calcula Open-to-Buy para cada categoría por separado, basándose en las tendencias de ventas históricas y proyecciones futuras. Ajusta las compras para evitar desequilibrios en el inventario.
Ejemplo
Supongamos que tienes una tienda de ropa y estás planificando tus compras para la temporada de otoño. Aquí hay un ejemplo real de cómo podrías utilizar el Open-to-Buy:
- Datos Iniciales:
– Ventas Planificadas: Basadas en análisis de temporadas anteriores, proyectan ventas por un total de $100,000 para la temporada de otoño.
– Inventario Final Deseado: Quieres terminar la temporada con un inventario de $30,000 para garantizar suficiente stock para las festividades de fin de año.
– Inventario Inicial: Al comienzo de la temporada, tienes $20,000 en inventario disponible.
– Pedidos Pendientes: Actualmente, tienes $5,000 en pedidos pendientes que aún no han llegado.
- Cálculo del Open-to-Buy:
Open-to-Buy = $100,000 (Ventas Planificadas) + $30,000 (Inventario Final Deseado) – $20,000 (Inventario Inicial) – $5,000 (Pedidos Pendientes)
Open-to-Buy = $105,000
Tienes $105,000 disponibles para realizar nuevas compras durante la temporada de otoño.
- Toma de Decisiones:
– Con un Open-to-Buy de $105,000, decides ajustar tus órdenes de compra para asegurarte de que estás adquiriendo la cantidad adecuada de inventario para satisfacer la demanda prevista.
- Monitoreo Continuo:
– A medida que avanza la temporada, monitorear las ventas reales y ajustas el Open-to-Buy según sea necesario. Si las ventas son más altas de lo esperado, puedes realizar compras adicionales si el Open-to-Buy lo permite.
- Análisis Posterior:
– Al final de la temporada, revisas el rendimiento real en comparación con las proyecciones y el Open-to-Buy. Este análisis te proporciona información valiosa para mejorar tus estrategias de compras en futuras temporadas.
En este ejemplo, el Open-to-Buy te ayuda a gestionar tus compras de manera efectiva, evitando tanto la escasez de inventario como el exceso de mercancía no vendida. Este enfoque basado en datos contribuye a una gestión de inventario más eficiente y a una mejor rentabilidad para tu negocio.
Conclusión
En conclusión, el Open-to-Buy (OTB) es una herramienta fundamental en la gestión minorista que permite a los comerciantes calcular la cantidad de mercancía que pueden comprar en un período específico. Su función principal es evitar excesos y escasez de inventario, optimizando así las compras y contribuyendo a la rentabilidad del negocio. Al utilizar el OTB, los minoristas pueden tomar decisiones informadas, adaptarse a cambios del mercado y mejorar la eficiencia en la gestión de inventarios.
