El costo de una solución de Business Intelligence

¿Cuánto Cuesta? es la primer pregunta que hacen los interesados en implementar una solución de Business Intelligence,  de inicio es una pregunta muy difícil de contestar debido a la gran variedad de escenarios para implementar una solución de BI, pero antes de poder contestar dicha pregunta es necesario contestar la siguiente ¿Qué entiendes por Business Intelligence?

¿QUÉ ES BUSINESS INTELLIGENCE?

Lo primordial para determinar el costo de una solución de BI consiste en saber exactamente qué entendemos por Business Intelligence, para esto si buscamos en internet nos encontraremos con definiciones muy parecidas a lo siguiente “Business Intelligence es el conjunto de estrategias y herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimiento mediante el análisis de datos de una organización o empresa”  la definición es correcta, pero lamentablemente en la actualidad la palabra Business Intelligence ha sido mal empleada usándola principalmente para determinar soluciones basadas en tecnología y rara vez en el enfoque mismo del negocio.

En los últimos años conforme el término de Business Intelligence ha sido más empleado es común ver personas en cada empresa que se refieran como “Gráficas y Reportes” al alcance de la solución de BI, esto como resultado del poco o nulo conocimiento de lo que en realidad BI hace para el negocio, obviamente si a dichas personas les comentamos acerca de las estrategias y costos de la solución en cualquier escenario será difícil quitar la idea que el BI es caro.

Así mismo de la cultura organizacional para entender lo que es BI otro escenario que se ha encargado de hacer una mala interpretación respecto al costo del BI es la cantidad enorme de herramientas tecnológicas que hacen referencia al término, donde en cualquier escenario que se hable al respecto el resultado se medirá en cantidad de usuarios por el costo de la licencia del software, más costos de hardware y mas costos de servicios.

Realmente en pocas palabras definir una solución de Business Intelligence debería ser más o menos como sigue “Es lo que requiere una empresa para tomar decisiones”, utilizando este enfoque romperemos muchos paradigmas referente al costo real de implementar una solución de BI.

ETAPAS DE LA INFORMACIÓN

Algo primordial en el entendimiento de BI es conocer las 2 perspectivas que lleva consigo, la de Tecnología de Información y la del Negocio, esto nos ayudara a identificar realmente que nos hace falta para tomar decisiones en nuestra empresa.

Para orientar la estimación del costo de BI debemos conocer en qué etapa de la información está nuestra empresa, para esto resumimos brevemente las etapas

Etapa 1 –  Automatización de Reportes

Es cuando nuestra empresa requiere la automatización de reportes para facilitar la operación y la toma de decisiones tácticas.

 Todas las empresas deben de pasar por esta etapa, un síntoma de esta etapa es la “reportitis” y cuando los reportes se generan de diversas fuentes y/o no está centralizada la información con lo cual existen muchos errores e inconsistencias en la misma.

Para poder pasar a la siguiente etapa es necesario que la operación este totalmente cubierta en sus necesidades de información operativa y táctica.

Etapa 2 –  Análisis de Información

Esta es la segunda etapa de la información de una empresa, sigue después de haber cubierto sus necesidades operativas y es donde se hacen análisis de información con un sentido estratégico y de seguimiento de metas, donde los ejecutivos y analistas pueden ver el comportamiento de la empresa día a día, así como determinar y analizar sucesos de negocio dentro del universo de la información.

Etapa 3 –  Análisis Predictivo y Minería de Datos 

En esta etapa es cuando la empresa tiene su información operacional al día, así como su información  analítica, ya cubriendo dichas necesidades requiere predecir el comportamiento de la empresa en base a información estadística, sentido de negocio, variables del mercado, escenarios hipotéticos,  etc.

PERCEPCIÓN DE VALOR Y COSTO

Ya que comprendemos que es Business Intelligence para nuestra empresa, así como haber ubicado la etapa de la información en la cual nos encontramos, lo que sigue es identificar el valor de la solución de BI y el costo de dicha solución en función del objetivo planteado.

ROI  (Return On Investment,  Retorno de la Inversión)

La percepción de valor de una solución de BI puede ser determinada en diferentes ámbitos del negocio, como por ejemplo mejorar el flujo de información del negocio, generar utilidad directa e indirecta, reducir costos, soportar y dar confiabilidad a decisiones estratégicas, así como una infinidad de escenarios más.

Existen artículos de especialistas en BI que definen que la  clave de tomar la decisión de implementar una solución de BI consiste en determinar el ROI de la misma.

La pregunta obligada es ¿Realmente se puede obtener el ROI desde la definición del proyecto?,  definitivamente es imposible determinar un ROI cercano a la realidad, porque sencillamente estamos midiendo escenarios que no conocemos, por decir un ejemplo, desde la percepción del proyecto podríamos contestar lo siguiente  ¿Cuánto nos ahorraríamos de gastos? ó ¿Qué porcentaje mejorarían nuestras ventas? ¿Cuánto crecerá nuestra utilidad?

En la vida real suceden diferentes escenarios, un escenario es que algunas empresas con solo dar visión de la información y tomar una decisión simple y a la vez fácil desde una implementación adecuada de BI que consistiría comprar más producto en cierto periodo o dejar de comprar cierto producto, el valor en dinero de la decisión habría pagado “n” veces el costo económico de la solución. Otro escenario de la vida real sería el siguiente, se compran 100 licencias para acceso a una herramienta de BI donde solo es utilizada por 5 usuarios de los 100 posibles, ¿Esto estaba considerado para determinar el ROI?, definitivamente no.

TCO (Total Cost of Ownership, Costo Total de Propiedad)

La percepción del costo de una solución de BI es comúnmente denominado con el TCO al cual se le atribuyen ciertos factores que participan en el cálculo del mismo,  por ejemplo:

• Software
  • Sistema Operativo
  • Plataforma de BI
  • Herramienta de BI (Puede estar integrada en la plataforma o ser independiente)
• Servicios
  • Implementación y mantenimiento Hardware
  • Implementación, mantenimiento y desarrollo de Software
  • Capacitación de personal técnico y usuarios
  • Consultoría en procesos de negocios
• Hardware
  • Servidores
  • Conectividad
  • Respaldos y mantenimiento
  • Equipos Cliente

Cada uno de los rubros pudiera tener infinidad de elementos que lo comprenden, así mismo existen rubros de costo escondidos los cuales son difíciles de medir como lo serían la cultura organizacional, el rechazo al cambio, el aprovechamiento correcto de la solución, entre otros, que pueden dejar fuera de la realidad dicha interpretación.

En la vida real, al implementar una solución de BI nos enfrentamos a muchos factores que impactan en el costo y que jamás imaginamos en el contexto de nuestro proyecto, por ejemplo, ¿Cuánto cuesta qué los usuarios “boicoteen” la solución por el rechazo al cambio y/o por sentirse medidos en su productividad? , ¿Cuánto cuesta seleccionar una herramienta de BI incorrecta?, ¿Cuánto cuesta que no se aproveche de la manera correcta la información?,  y así mismo una serie de situaciones que suceden en la realidad  y que dejan fuera de base cualquier cálculo de TCO, por lo tanto ¿Realmente podemos utilizar el TCO para determinar el costo de una solución de BI?  ¿Usted qué opina?

HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE

Las herramientas de BI han sido usadas como el principal indicador del costo de una solución, es decir, el licenciamiento de la plataforma y/o herramienta especializada de BI costará un porcentaje muy importante de tu solución completa, además de ser considerada la pieza clave de toda la solución.

En este punto es donde retomamos la definición de Business Intelligence que definimos anteriormente, ¿Qué necesitamos realmente para tomar decisiones en nuestra empresa?, si aplicamos el sentido común la respuesta será una herramienta que nos resuelva cualquier pregunta del negocio 100% confiable y en el menor tiempo posible.

Estando de acuerdo que necesitamos una herramienta de BI para explotar nuestra información, entonces tendremos que decidir lo más difícil, ¿Qué herramienta nos conviene?, dicha decisión tiene muchos puntos implicados, primero por la gran diversidad de herramientas que existen algunas especializadas y otras cubriendo la mayor parte de los rubros por ejemplo:

• Reportes
• Análisis dinámico de información
• Scorecard
• Dashboard
• Forecast, planeación y presupuestos
• Minería de datos y análisis predictivo
• Alertas y notificaciones
• Etc.

La pregunta más importante aquí es ¿Realmente requerimos todos los puntos anteriores para tomar decisiones?, ¿Realmente requerimos una herramienta que incluya todo? las respuestas a dichas preguntas nos darán el camino a seguir en nuestra definición del costo de la solución de BI.

En la vida real la herramienta de BI más usada son las hojas de cálculo, dicha herramienta es usada prácticamente por todas las compañías para tomar decisiones ya sea en información capturada o como cliente de base de datos o de cubos de información. Si después de implementar una solución de BI con toda la información del negocio al día, con las reglas especificas, con 100% de confiabilidad, con un rendimiento aceptable y al usuario para que haga sus análisis, reportes, scorecards, etc. le das una hoja de cálculo, la reacción de la mayoría de los usuarios será  ¿Tanto que pagamos y tiempo dedicado para seguir usando las hojas de cálculo? en función a esto ¿Podríamos considerar que el usuario sabe lo que quiere?, realmente lo que estaríamos percibiendo es una incorrecta apreciación de la solución de BI.

Definitivamente una solución de BI desde el punto de vista tecnológico y de negocio puede ser explotado al máximo con una buena herramienta de BI, pero el punto a consideración es que si realmente necesitamos para tomar nuestras decisiones de negocio todas las bondades y características de las herramientas de BI o podremos hacer un análisis de requerimientos a conciencia y solo seleccionar las herramientas o elementos que realmente nos ayudaría a tomar decisiones en nuestra empresa.

Herramientas de BI de Código Abierto (Open Source)

Cuando se hace referencia al costo de las herramientas de BI es importante mencionar a las herramientas de BI  de Código Abierto (Open Source), dichas herramientas ofrecen características similares a herramientas propietarias pero con la diferencia que en términos generales en sus esquemas más comunes no tienen costo económico.

La primera pregunta al respecto ¿Realmente tiene menor costo una herramienta de BI Open Source?, en los puntos previamente tratados en el presente artículo nos dan referencias importantes acerca de cómo percibir el costo y el valor de una solución completa de BI donde una parte de dicha solución es la herramienta, para contestar la pregunta planteada tendríamos que contestar la siguiente, ¿Realmente la herramienta de BI de Código Abierto tiene lo que necesitamos para tomar decisiones en nuestra empresa?, la respuesta puede variar en cada caso, como todas las herramientas existen ventajas y desventajas según las condiciones de negocio y tecnología de la empresa.

La gran contradicción en este punto es que muchas empresas deciden por una herramienta de BI Open Source para disminuir el costo de la solución de Business Intelligence, esto en el sentido de la percepción de valor del  negocio no debería influir en dicha decisión ya que el costo de la solución no se mide en licenciamiento si no en función de la capacidad y fiabilidad de tomar decisiones de negocio en la empresa.

Para complementar este punto recomendamos leer el artículo ¿Cómo no debemos seleccionar una herramienta de Business Intelligence?

DEFINIENDO EL COSTO DE LA SOLUCION DE BUSINESS INTELLIGENCE

En los puntos previamente planteados hemos definido elementos importantes para poder determinar el costo de la solución de BI más allá de lo económico de los elementos que intervienen en dicha solución. A continuación indicamos las premisas generales a considerar:

1. ¿Qué “realmente” necesitamos para tomar decisiones en nuestra empresa?, la respuesta a dicha pregunta nos indicará las bases para determinar los elementos necesarios para implementar dicha solución.
2. Definir la etapa de la información en la que está nuestra empresa. Para este punto es determinar si lo que necesitamos en primera instancia es tener información confiable y oportuna para facilitar y mejorar nuestra operación, esto en pocas palabras indicaría que si nuestra empresa estaría o no preparada para aprovechar herramientas analíticas y/o predictivas si acaso tuviéramos deficiencias en nuestro flujo de información más básico.
3. Determinar si es necesario apoyo externo para poder realizar dicha solución,  para lo cual tendremos que decidir en función de los objetivos del negocio que tipo de apoyo solicitaríamos (Por ejemplo, asesoría en procesos de negocio, asesoría en tecnología, etc.).
4. Definir la cuestión de tecnología requerida en caso de no contar con ella, en este punto muchas empresas por desconocimiento no explotan al máximo la tecnología con la que ya cuentan, es decir, la mayoría de las empresas cuentan con licenciamiento de software, especialmente de Base de Datos, ya sean heredados de un sistema o utilizado en algún proceso del negocio, que dicho licenciamiento puede ser aprovechado en forma parcial o total en la solución.
5. Definir si nuestra empresa está preparada para adoptar una solución de BI en todos sus niveles y si el personal está consciente que se requiere apoyo y aceptación de los objetivos planteados de dicha solución.
6. En la parte que se refiere a tecnología, es necesario determinar si están disponibles todos los elementos requeridos para dicha implementación, es decir, los sistemas de operación y administración ya sean independientes o integrados en un ERP estén lo suficientemente maduros para ser explotados en una solución integral de BI.

Con las premisas previamente planteadas, nuestra solución de BI no debería ser considerada como un costo a la empresa, más bien debe ser considerada como parte del funcionamiento de la empresa, en pocas palabras si la solución da un valor tangible e intangible no sería relevante el costo económico en el que se pudiera incurrir.

Partiendo del punto anterior una solución de BI es considerada un costo cuando ocurre al menos alguno de los siguientes puntos:

• No comprender que es Business Intelligence
• Creer que Business Intelligence es una tecnología
• Cultura organizacional en la cual se desconocen objetivos y metas del negocio
• No determinar cómo medir el valor de las decisiones
• Considerar valor solo en los beneficios tangibles
• Considerar la solución de BI como una moda tecnológica

CONCLUSIÓN

Una solución de Business Intelligence no debería ser considerada un costo, más bien se consideraría como un activo de la empresa, esto en términos del valor del negocio, es decir, dicha solución puede y debe ser aprovechada como estrategia del funcionamiento del negocio para coordinar y armonizar todas las áreas de la empresa y orientarlas al objetivo de la misma que consiste en generar dinero ahora y en el futuro.