Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI (Parte 1 de 3)

En el mundo de TI (Tecnologías de la Información) el tema que a todos nos interesa es ¿Como tener un proyecto de éxito?, para lo que primero debemos aclarar que entendemos por éxito en un proyecto de TI.

El éxito de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo, en costo y expectativas de ambas partes, con el cliente satisfecho por el alcance, funcionalidad, servicio y el proveedor obtenga la remuneración económica esperada, además de recomendaciones, más oportunidades de proyectos, prestigio, aprendizaje, etc.

Habiendo definido previamente lo que nos gustaría tener en un proyecto exitoso, lo que sigue es definir qué es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de certidumbre que sobreviviremos a todas los retos que implica un proyecto de TI.

Para muchas empresas tanto clientes como consultorías definen el éxito de un proyecto en una buena administración del mismo, lo que es decir, que un Project Manager (certificado de preferencia) te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado… pero oh ! SORPRESA ¡ tu proyecto sigue retrasándose (eso sí, todo bien controlado y notificado), tus costos se incrementan, la relación cliente-proveedor empieza a friccionarse y salvo que alguno ceda, terminará el proyecto con un final inesperado, con usuarios finales molestos, insatisfechos y/o pagando un presupuesto que no tenían contemplado para cubrir a medias sus necesidades, si te suena familiar el caso, entonces debemos considerar los siguientes 4 factores que desde antes de iniciar un proyecto de TI que te darán un nivel de certeza de que tu proyecto será todo un éxito.

Los 4 factores tienen una secuencia, donde se van sentando los cimientos del camino al éxito de nuestro proyecto, en la medida que avancemos mostraremos la dependencia de las acciones y decisiones de cada nivel con su respectivo nivel previo.

Si alguno de los factores no cubre las bases esperadas, los factores siguientes(de abajo hacia arriba) tendrán que superar las expectativas que compensen las deficiencias de los anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusive desde antes de iniciar el mismo.

Piramide de los 4 factores de éxito

Para esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI, que son la negociación, la tecnología, la metodología y los recursos.

1. Negociación

La etapa de negociación es la parte medular de un proyecto, desde aquí podrás identificar rápidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso, o está en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes.

Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociación interna del cliente(usuario final) y la negociación con el proveedor de servicios o el departamento de TI.

a) Negociación Interna

Esta negociación suele ser la que define las directrices de todo lo involucrado en el proyecto, donde se determina los 2 puntos claves de todo el proyecto, la duración pretendida y el presupuesto asignado al proyecto. Regularmente esta negociación se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI

Para la duración, es posible que este abierta a negociación o que el usuario final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer punto en contra del éxito de tu proyecto es el caso más común, el proyecto debe estar tal fecha, no importa cuando empieces, ni si están los requerimientos mínimos para empezar a la brevedad dicho proyecto.

Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera tradicional, consigue al menos 3 propuestas económicas y la que nos convenza en costo beneficio esa será la indicada, lamentablemente el caso más común es seleccionar la propuesta más económica (no necesariamente la mejor propuesta en alcance o beneficios) y tomarla de base para negociar con los otros proveedores que pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede terminar en 2 escenarios, una guerra de precios entre los proveedores si el proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta más económica, con las implicaciones que veremos en los otros factores de éxito.

b) Negociación Externa (para departamento de TI o proveedor externo)

Esta negociación se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI.

Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del proyecto y hace una estimación de costo y tiempo, por diferentes factores es posible que los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre varios proveedores del servicio, es aquí donde las limitantes si es que hay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia.

En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-beneficio-tiempo suele ser la más acertada, lamentablemente el caso más común, es que tomen la propuesta del proveedor que dijo 4 semanas cuando todos los demás al menos dijeron 8 y el costo sea en esa proporción o peor aún, con tarifas mucho más bajas.

Al finalizar esta etapa, ya puede influir de manera positiva o negativa en los otros factores.

Recomendación

Calidad vs. Precio

Se debe analizar detalladamente el costo-beneficio del proyecto, ponderarlo en valor de negocio y tomar la decisión en base a ello, si el proyecto está limitado por el tiempo desde antes de empezar, está en riesgo el éxito del proyecto, así como un presupuesto limitado y no en valor del negocio será otro riesgo adicional a tu proyecto. Si el proyecto no aporta un valor tangible y medible es necesario reconsiderar si debería de desarrollarse.

2. Tecnología

Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al éxito de tu proyecto de TI, ¿Qué tecnología hay que usar?.

En primera instancia la selección de la tecnología puede ser por los siguientes factores

a) Costo (definido en la negociación interna)

El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnología seleccionada dependa de ello, por lo cual puede ser una tecnología Open Source o una tecnología de renombre( donde las 2 son consideradas excelentes opciones, solo que hay que considerar el impacto en los otros factores).

b) Infraestructura o políticas de la empresa

La infraestructura o políticas de la empresa definen que tecnologías deberían usarse, muchas veces independientemente del tipo de proyecto

c) Propuesta del proveedor seleccionado

El proveedor seleccionado puede hacer una recomendación de tecnología que va en función a su propuesta económica, esto en determinados momentos podrá marcar una pauta importante en si no es una tecnología “estándar” podrá generar dependencia por mucho tiempo con dicho proveedor.

Recomendación

La selección de la tecnología es el siguiente factor en importancia, ya que todo el esfuerzo de desarrollo se hará sobre cierta plataforma tecnológica, para lo cual se debe considerar lo siguiente: si no es altamente justificable no selecciones una tecnología de cierto nicho de mercado, es decir, existen infinidad de tecnologías, pero según tu ubicación geográfica o cultura tecnológica de tu país es posible que sea difícil encontrar recursos de ciertos tipos de tecnología, para lo cual podrás generar una dependencia total con tu proveedor, además que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nicho será mucho más caro que una tecnología “estándar”.

Aunque no es una regla escrita, si es claro que en las localidades y a nivel país, se adoptan afinidades con ciertas tecnologías para lo cual es fácil conseguir apoyo para algunas, y para otras es necesario traer consultores de otras localidades o países con los costos que eso requiere.

Por decir un ejemplo, en Mexico, encontrar apoyo para aplicaciones .Net de Microsoft es mucho más fácil y económico que encontrar el mismo apoyo para tecnologías como JAVA, lo cual resulta que un consultor con conocimiento en JAVA sea más difícil de conseguir y obviamente más caro, esto no indica que una tecnología sea mejor que otra, recomendamos el siguiente artículo de Salarios y Factores.

Continua en Parte 2 de 3




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Fecha: 2008-01-30

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3 Responses to “Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI (Parte 1 de 3)”

  1. Me parece excelente el trabajo, los felicito y les exhorto a seguir adelante. Nosotros somo una ONG GUATEALTECA QUE TRABAJAMS CON LAS pymes.

    Saludos y aelante

    Tono Pineda

  2. Esperamos seguir en comunicación con ustedes que manejan muy buenas recomendaciones

  3. Elias D G says:

    Excelente trabajo, completo, con análisis, ejemplos y recomendaciones *****.

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