Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI

En el mundo de TI (Tecnologías de la Información) el tema que a todos nos interesa es ¿Como tener un proyecto de éxito?, para lo que primero debemos aclarar que entendemos por éxito en un proyecto de TI.

El éxito de un proyecto de TI consiste en tener un proyecto a tiempo, en costo y expectativas de ambas partes, con el cliente satisfecho por el alcance, funcionalidad, servicio y el proveedor obtenga la remuneración económica esperada, además de recomendaciones, más oportunidades de proyectos, prestigio, aprendizaje, etc.

Habiendo definido previamente lo que nos gustaría tener en un proyecto exitoso, lo que sigue es definir qué es lo que requerimos para asegurar o al menos tener un grado importante de certidumbre que sobreviviremos a todas los retos que implica un proyecto de TI.

Para muchas empresas tanto clientes como consultorías definen el éxito de un proyecto en una buena administración del mismo, lo que es decir, que un Project Manager (certificado de preferencia) te puede ayudar a que tu proyecto tenga el fin esperado… pero oh ! SORPRESA ¡ tu proyecto sigue retrasándose (eso sí, todo bien controlado y notificado), tus costos se incrementan, la relación cliente-proveedor empieza a friccionarse y salvo que alguno ceda, terminará el proyecto con un final inesperado, con usuarios finales molestos, insatisfechos y/o pagando un presupuesto que no tenían contemplado para cubrir a medias sus necesidades, si te suena familiar el caso, entonces debemos considerar los siguientes 4 factores que desde antes de iniciar un proyecto de TI que te darán un nivel de certeza de que tu proyecto será todo un éxito.

Los 4 factores tienen una secuencia, donde se van sentando los cimientos del camino al éxito de nuestro proyecto, en la medida que avancemos mostraremos la dependencia de las acciones y decisiones de cada nivel con su respectivo nivel previo.

Si alguno de los factores no cubre las bases esperadas, los factores siguientes(de abajo hacia arriba) tendrán que superar las expectativas que compensen las deficiencias de los anteriores de lo contrario nuestro proyecto puede estar condenado al fracaso inclusive desde antes de iniciar el mismo.

Piramide de los 4 factores de éxito

Para esto definimos los 4 factores implicados en un proyecto de TI, que son la negociación, la tecnología, la metodología y los recursos.

 

1. Negociación

La etapa de negociación es la parte medular de un proyecto, desde aquí podrás identificar rápidamente si tu proyecto tiene los argumentos para ser exitoso, o está en riesgo el alcance y las expectativas de ambas partes.

Esta etapa la partimos en 2 importantes rubros, la negociación interna del cliente(usuario final) y la negociación con el proveedor de servicios o el departamento de TI.

a) Negociación Interna

Esta negociación suele ser la que define las directrices de todo lo involucrado en el proyecto, donde se determina los 2 puntos claves de todo el proyecto, la duración pretendida y el presupuesto asignado al proyecto. Regularmente esta negociación se da por un intermediario interno de TI con el usuario final que regularmente no conoce de TI

Para la duración, es posible que este abierta a negociación o que el usuario final espere un plan de trabajo del proveedor, pero el primer punto en contra del éxito de tu proyecto es el caso más común, el proyecto debe estar tal fecha, no importa cuando empieces, ni si están los requerimientos mínimos para empezar a la brevedad dicho proyecto.

Para el presupuesto, este puede ser aprobado de la manera tradicional, consigue al menos 3 propuestas económicas y la que nos convenza en costo beneficio esa será la indicada, lamentablemente el caso más común es seleccionar la propuesta más económica (no necesariamente la mejor propuesta en alcance o beneficios) y tomarla de base para negociar con los otros proveedores que pudieran tener una mejor propuesta integral, esto puede terminar en 2 escenarios, una guerra de precios entre los proveedores si el proyecto vale la pena, o que seleccionen la propuesta más económica, con las implicaciones que veremos en los otros factores de éxito.

b) Negociación Externa (para departamento de TI o proveedor externo)

Esta negociación se da entre el intermediario con el usuario final y el departamento de TI de la empresa o el proveedor de servicios de TI.

Esta etapa es donde el proveedor analiza los requerimientos del proyecto y hace una estimación de costo y tiempo, por diferentes factores es posible que los mismos requerimientos difieran en precio y costo entre varios proveedores del servicio, es aquí donde las limitantes si es que hay de tiempo y presupuesto para el proyecto toman la mayor importancia.

En un escenario sano, el decidir por la mejor propuesta en costo-beneficio-tiempo suele ser la más acertada, lamentablemente el caso más común, es que tomen la propuesta del proveedor que dijo 4 semanas cuando todos los demás al menos dijeron 8 y el costo sea en esa proporción o peor aún, con tarifas mucho más bajas.

Al finalizar esta etapa, ya puede influir de manera positiva o negativa en los otros factores.

Recomendación

 

Calidad vs. Precio

 

Se debe analizar detalladamente el costo-beneficio del proyecto, ponderarlo en valor de negocio y tomar la decisión en base a ello, si el proyecto está limitado por el tiempo desde antes de empezar, está en riesgo el éxito del proyecto, así como un presupuesto limitado y no en valor del negocio será otro riesgo adicional a tu proyecto. Si el proyecto no aporta un valor tangible y medible es necesario reconsiderar si debería de desarrollarse.

2. Tecnología

Este factor es el siguiente en la secuencia del camino al éxito de tu proyecto de TI, ¿Qué tecnología hay que usar?.

En primera instancia la selección de la tecnología puede ser por los siguientes factores

a) Costo (definido en la negociación interna)

El costo cuando es una limitante, puede hacer que la tecnología seleccionada dependa de ello, por lo cual puede ser una tecnología Open Source o una tecnología de renombre( donde las 2 son consideradas excelentes opciones, solo que hay que considerar el impacto en los otros factores).

b) Infraestructura o políticas de la empresa

La infraestructura o políticas de la empresa definen que tecnologías deberían usarse, muchas veces independientemente del tipo de proyecto

c) Propuesta del proveedor seleccionado

El proveedor seleccionado puede hacer una recomendación de tecnología que va en función a su propuesta económica, esto en determinados momentos podrá marcar una pauta importante en si no es una tecnología “estándar” podrá generar dependencia por mucho tiempo con dicho proveedor.

Recomendación

La selección de la tecnología es el siguiente factor en importancia, ya que todo el esfuerzo de desarrollo se hará sobre cierta plataforma tecnológica, para lo cual se debe considerar lo siguiente: si no es altamente justificable no selecciones una tecnología de cierto nicho de mercado, es decir, existen infinidad de tecnologías, pero según tu ubicación geográfica o cultura tecnológica de tu país es posible que sea difícil encontrar recursos de ciertos tipos de tecnología, para lo cual podrás generar una dependencia total con tu proveedor, además que si llegaras a encontrar apoyo en ese mismo nicho será mucho más caro que una tecnología “estándar”.

Aunque no es una regla escrita, si es claro que en las localidades y a nivel país, se adoptan afinidades con ciertas tecnologías para lo cual es fácil conseguir apoyo para algunas, y para otras es necesario traer consultores de otras localidades o países con los costos que eso requiere.

Por decir un ejemplo, en Mexico, encontrar apoyo para aplicaciones .Net de Microsoft es mucho más fácil y económico que encontrar el mismo apoyo para tecnologías como JAVA, lo cual resulta que un consultor con conocimiento en JAVA sea más difícil de conseguir y obviamente más caro, esto no indica que una tecnología sea mejor que otra, recomendamos el siguiente artículo de Salarios y Factores.

 

3. Metodología

Ingenieria del software for dummies

Ya que decidimos las variables de presupuesto, tiempo y tecnología, tendremos que decidir que metodología de trabajo tendremos que usar, esto debido a que según las características de nuestro proyecto podremos implementar de una u otra forma de trabajo adecuada a cumplir las expectativas funcionales y de negocio esperadas.

Definimos brevemente metodología, entendemos que son las reglas, políticas, técnicas y procedimientos para el seguimiento del desarrollo de un proyecto, para esto existen muchas metodologías documentadas y en diferentes clasificaciones (tradicionales, ágiles, etc.) y otras son adaptadas a cada empresa (propietarias, pueden contener mezclas de metodologías).

Habiendo definido la metodología nos enfrentamos a la dependencia de los primeros 2 factores de la siguiente manera.

La negociación de tiempo y presupuesto nos puede indicar el camino a seguir en la selección de la metodología, primero para adoptar una metodología tradicional (RUP por ejemplo) es necesario tener el tiempo y presupuesto adecuado, es decir,  estas implican un costo mayor en horas hombre en documentar, analizar y definir todos los pasos de dicha metodología, pero son recomendables en proyectos donde los equipos de trabajo son grandes y los consultores cuentan con diversos perfiles y niveles de conocimiento.

En proyectos donde el presupuesto y tiempo son pequeños (o muy castigados en la negociación)  en relación al alcance funcional del proyecto, se recomienda el uso de metodologías ágiles y/o propietarias, las últimas siempre y cuando estén orientadas al resultado y no al plan.

Aunque la metodología no tiene una dependencia con la tecnología seleccionada, es necesario aclarar que ciertas tecnologías se adaptan mejor a ciertas metodologías de desarrollo, por decir los lenguaje orientados a objetos son más fácilmente modularizables y reciclables que la programación estructurada.

Un punto importante por definir en este factor de éxito, es si la metodología es orientada al resultado o al plan. Se dice que las metodologías ágiles son orientadas al resultado, es decir, a software funcional, y no a actividades o tareas en cierto tiempo, para esto se necesita una administración de proyecto flexible, para lo cual entendemos que nuestro plan de trabajo original puede sufrir cambios positivos o negativos buscando siempre el resultado funcional. En el caso de metodologías orientadas al plan, son conocidas las metodologías tradicionales como RUP, donde existen tareas por desarrollar durante todas las etapas del proyecto, pero muchas de ellas no entregan funcionalidad del software, solo los requerimientos de control y documentación definidos por la metodología, estas regularmente no son tan flexibles por estructura, para lo cual se tienen que hacer renegociaciones intermedias si se detecta o requiere funcionalidad nueva no solicitada en fases anteriores.

Recomendación

La selección de la metodología de trabajo es un factor importante en la búsqueda de un proyecto de éxito, para lo cual la selección de la metodología debería ser de la siguiente manera.

Debido a que tenemos dependencia directa o indirecta de los 2 factores iníciales que son la negociación y la tecnología, lo recomendable es seleccionar nuestra metodología de trabajo en base a lo siguiente: si el proyecto requiere un equipo de trabajo grande debido a las etapas y dimensiones del proyecto, el uso de una metodología tradicional es lo más recomendable, eso sí, el costo y tiempo deben ser proporcionales, en otro caso, nuestro proyecto antes de empezar será un proyecto con pocas probabilidades de éxito.

Si nuestro proyecto puede ser desarrollado con equipos pequeños de trabajo, lo recomendable es el uso de metodologías ágiles, ya que dichas metodologías están orientadas al resultado y no a las actividades, pero para que nuestro proyecto tenga certidumbre de éxito requiere que además tenga una administración flexible, es decir el costo es menor a una metodología tradicional, pero el tiempo puede ser variable debido a la búsqueda del resultado final y no en base a una fecha de terminación donde no se consideren los imponderables.

 

4. Recursos

El último factor del cual depende el éxito de nuestro proyecto son los recursos que estarán involucrados, es decir, las personas y sus respectivos perfiles de conocimientos y experiencia en el tipo de proyecto, metodología de trabajo y tecnología.

La asignación de recursos a nuestro proyecto se puede dar de diferentes maneras, iniciamos por la dependencia con cada factor previamente visto.

En la negociación se define las 2 variables principales de nuestro proyecto, que son el tiempo y el costo, esto determinara la cantidad de recursos que podremos disponer para nuestro proyecto, y más importante aún será el perfil y experiencia que se pueda costear con el presupuesto asignado. En estos casos la formula es sencilla, salvo que sea una estrategia comercial del proveedor (por ejemplo: ganar un cliente, abrir mercado, etc.) :

el nivel y la cantidad de recursos asignados a nuestro proyecto será directamente proporcional al presupuesto de nuestro proyecto, independientemente del tiempo que tengamos para dicho proyecto”.

Como vimos en los artículos previos, la selección de la tecnología + el presupuesto del proyecto, influirán positiva o negativamente en el perfil y experiencia de los recursos asignados, es decir, hay ciertas tecnologías donde la oferta y la demanda de dicho perfil técnico determinaran los costos de los recursos, recomendamos el siguiente artículo de Salarios y Factores. Si la tecnología es de cierto nicho o muy especializada, esto generará una dependencia durante mucho tiempo de nuestro proveedor seleccionado, que posteriormente si acaso la tarifa inicial fue económica, ya existiendo la dependencia el proveedor podrá renegociar tarifas nuevas en etapas posteriores del proyecto.

En la metodología seleccionada y su relación con los recursos es como sigue, para ciertas metodologías se requiere cierta cantidad y perfiles especiales de los recursos involucrados, es decir se determinan responsabilidades y roles especiales tanto como para administrar, controlar y desarrollar, para lo cual en muchos casos es difícil que un recurso pueda cubrir varias funciones, por lo tanto ciertas metodologías requieren diferentes perfiles de recursos durante las diferentes etapas del proyecto, por decir un ejemplo, Project Manager, Software Architect, Data Architect, DBA, Developer Senior, Developer Junior,  Project Leader, Tester entre otros.

 

Recomendación

La selección de los recursos deberá ser en función a los factores de negociación, tecnología y metodologías,  es decir, los perfiles y experiencia de los recursos, deberán ser los adecuados a nuestras variables del proyecto, si por alguna razón los recursos no dominan la tecnología, ó no tenemos los recursos suficientes para cubrir el plan de trabajo en tiempo, ó asignamos juniors o practicantes (de manera arbitraria) para reducir costos, nuestro proyecto estará muy limitado en sus posibilidades de éxito. Un caso común es que algunas empresas prefieren tener una mayor cantidad de recursos juniors ó practicantes que reduzcan costos y por cantidad de recursos puedan tener el proyecto a tiempo, lamentablemente estos casos son difícilmente ejemplos de éxito, es posible que el proyecto se termine, pero la calidad dejará mucho que desear y en muchos casos el re-trabajo costará más que hacerlo bien a la primera, donde aplica el conocido refrán “lo barato, sale caro”.

 





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4 Responses to “Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI”

  1. Me parece excelente el trabajo, los felicito y les exhorto a seguir adelante. Nosotros somo una ONG GUATEALTECA QUE TRABAJAMS CON LAS pymes.

    Saludos y aelante

    Tono Pineda

  2. Esperamos seguir en comunicación con ustedes que manejan muy buenas recomendaciones

  3. Elias D G says:

    Excelente trabajo, completo, con análisis, ejemplos y recomendaciones *****.

  4. […] • Imagen sacada de Los 4 factores de éxito en un proyecto de TI. […]

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