¿Se observa o se gestiona?
Muchas organizaciones han avanzado en su transformación digital al punto en que diversos equipos ya pueden visualizar datos: dashboards de ventas, reportes operativos, tableros de cumplimiento. Sin embargo, una pregunta clave persiste: ¿visualizar los datos implica tener el control del negocio?
La diferencia entre ver y actuar con datos representa el salto entre reconocer que algo va mal y anticiparse para evitarlo. Es el paso de operar de forma reactiva a gestionar de forma inteligente.
Este enfoque resulta esencial para aquellas empresas que inician en Business Intelligence y buscan ir más allá de la simple presentación de indicadores. Usar los datos para intervenir y optimizar en tiempo real puede transformar por completo la operación y el rendimiento organizacional.
Para comenzar a actuar con los datos, se recomienda:
Identificar los indicadores más críticos del negocio.
Definir umbrales y condiciones que indiquen posibles desviaciones.
Establecer alertas simples (correo, mensaje, automatización) que notifiquen a los responsables antes de que ocurra un impacto mayor.
Visualizar datos es apenas el primer paso
Contar con dashboards no es sinónimo de tener control. Muchas organizaciones invierten en herramientas de visualización, pero enfrentan desafíos como:
- Detectar problemas después de que ya afectaron los resultados.
- Tener acceso a los datos, pero sin claridad sobre las acciones a tomar.
- Visualizar indicadores sin contar con mecanismos de alerta o automatización que permitan una reacción oportuna.
Ejemplo: Un dashboard de inventario muestra que ciertos productos están por agotarse. Si no se actúa a tiempo, el desabasto ya ocurrió. La visualización, por sí sola, no evita el problema.
¿Qué implica realmente tener control?
El control de los datos se alcanza cuando estos no solo se observan, sino que activan mecanismos de decisión, intervención o corrección. Esto requiere:
Elementos clave para tener control:
Monitoreo continuo: Información actualizada en tiempo real o casi real.
Reglas inteligentes: Configuración de umbrales, condiciones y respuestas automáticas.
Automatización: Disparadores que envían alertas o inician procesos ante desviaciones.
Capacidad de respuesta: Comunicación clara y oportuna a los responsables para actuar.
Ver no es igual a intervenir
Dato relevante: En organizaciones que ya han implementado dashboards, menos del 30% ha logrado integrar alertas o automatizaciones, según un estudio de McKinsey.
¿La razón? Los datos suelen quedarse en las áreas de análisis, sin integrarse con las operaciones o los procesos clave del negocio.
Ejemplo real:
Una empresa de retail monitorea devoluciones a través de Power BI. Cuando el porcentaje de devoluciones supera el 5%, se activaba una alerta automática dirigida a los equipos de logística y calidad. En tres meses, la empresa logró reducir en 22% las incidencias relacionadas con productos.
De la inteligencia de negocio a la acción
Para pasar de la visualización a la intervención, es necesario que las empresas evolucionen de:
| Estado actual | Hacia… |
| Dashboards pasivos | Reglas de monitoreo proactivas |
| Reportes mensuales | Alertas en tiempo real |
| Revisión manual | Automatización de decisiones |
| Reacción tardía | Intervención anticipada |
Este cambio se puede implementar con herramientas como:
- Power BI en conjunto con Power Automate
- Sistemas ERP con activadores personalizados
- Alertas por correo, Microsoft Teams, WhatsApp o Slack
Conclusión
Visualizar los datos es un avance, pero si la organización no cuenta con mecanismos para interpretar, anticipar y actuar en tiempo real, continúa operando a ciegas.
El verdadero retorno de inversión en analítica se alcanza cuando los datos se convierten en acciones automatizadas y decisiones informadas.
La empresa tiene datos, sí. Pero ¿tiene control?
