Se le llama consolidación financiera al proceso de integrar los datos de varios departamentos, entidades (comerciales, financieras, servicio, etc.) y/o empresas en una sola organización. Generalmente las consolidaciones se realizan con fines de reporteo y análisis vertical, horizontal y transversal.
Dentro de las finanzas la consolidación incluye importación de datos, normalización de los datos consolidados, producción de reportes como estados financieros consolidados, entre otros. Todos los negocios cuentan con diferentes requisitos o necesidades, esto quiere decir, que la frecuencia con la que se realizará la consolidación financiera dependerá de los objetivos de cada negocio.
Visualizados a través de estados financieros consolidados en estados de resultados, balance general y el estado de flujo de efectivo.
Anteriormente, no se contaban con muchas formas de facilitar a las empresas y grupos empresariales la consolidación financiera y contable, más allá de la manual. Pero a día de hoy, se cuentan con softwares y metodologías de consolidación dedicadas a ello y que permiten en algún grado una automatización de esta.
Según el nivel de complejidad y requerimiento de los datos, los responsables de finanzas pueden hacer uso de sistemas para gestión de datos: como Microsoft Excel, módulos de gestión del rendimiento corporativo o softwares de Business Intelligence.
El uso de Excel para la consolidación financiera es desaprobado por expertos, ya que las hojas de cálculo no permiten, ni facilitan la colaboración, lo que llega a generar errores importantes en la información además de existir alternativas con un mejor desempeño.
Importancia de la consolidación financiera
Una de las varias razones por las que las empresas valoran tanto la consolidación financiera, es que proporciona una visión general de alto nivel para el negocio y socios que buscan una toma de decisiones basada en datos que hagan las adquisiciones e inversiones más confiables.
Además, proporciona a los líderes empresariales información precisa y procesable. Mostrando una perspectiva de las unidades del negocio con mejor y peor rendimiento e igualmente facilita la identificación de riesgos y oportunidades.
Principales retos de la consolidación financiera
Prorrateo
El prorrateo es la división proporcional de los costos, gastos y/o ganancias entre la matriz y las subsidiarias.
Dentro de la consolidación financiera se realiza el prorrateo para asegurar que tanto la matriz como las subsidiarias obtengan lo equivalente a sus ingresos y egresos.
Ajustes Consolidados
Dentro de la fase de preparación de resultados consolidados se realizan ajustes y eliminaciones.
Los ajustes se caracterizan por ser extracontables y no requerir de registros contables (son realizados aparte en una hoja de trabajo).
Presupuestos Consolidados
Incorpora todas las transferencias que pudieran realizar la matriz y las subsidiarias; contabilizándolas dentro de un estado de gastos o ingresos correspondientemente con el fin de no hacer un a doble contabilización de los números y el resultado del presupuesto sea correcto.
Datos fuera de contabilidad
Dentro de la matriz y subsidiarias en ocasiones se presentan los llamados off-balance sheet, estos son activos, deudas o alguna actividad financiera que no se puede integrar al balance contable, pero debe ser considerada dentro de los análisis. Es un proceso fundamental, que permite integrar información externa para mejorar el alcance del análisis.
Segmentación / Categorización
Dentro de la consolidación financiera la segmentación o categorización es un proceso esencial para la matriz y subsidiarias, ya que facilita analizar de manera transversal y detalladamente el comportamiento del mercado, productividad, gastos y ventas permitiendo tomar decisiones que beneficien los objetivos.
Estado de Resultados
El estado de resultados es representado en forma de reporte, muestra de forma detallada la situación actual del negocio. Su principal función es informar si el negocio obtuvo ganancias o pérdidas en el periodo determinado.
El estado de resultados consolidado facilitará evaluación de la solvencia, liquidez, eficiencia operativa, flujo de efectivo y rentabilidad.
Objetivos del estado de resultados
El estado de resultados cuenta con dos objetivos principales:
- Rentabilidad del negocio. Identifica y relaciona los ingresos del negocio con los recursos necesario para cumplir con los objetivos y de este modo asegurar la rentabilidad de los departamentos y negocio.
- Toma de decisiones. Proporciona información confiable a los altos mandos para una toma de decisiones confiables que permitan tomar medidas para la salud del negocio.
Ventajas de la consolidación financiera
- Proporciona una visión general “más real” de la situación del negocio. Ya que muestra detalladamente (contable y extracontablemente ) los activos y pasivos, facilitando la toma de decisiones a los líderes y socios potenciales.
- Minimiza la carga de preparar estados financieros para los diferentes departamentos y subsidiarias.
- Promueve la transparencia de la información. Los estados financieros independientes complican conocer la salud de las subsidiarias de un negocio. En los estados de resultados consolidados todo se encuentra disponible en un mismo reporte.
- Contabilización correcta de las transacciones inter-compañías o empresas pertenecientes al mismo grupo económico o empresarial. Lo que suele ser uno de los errores más comunes, en donde un subsidiario registra ganancias por ventas realizadas en los negocios matrices.
Desventajas de la consolidación financiera
- El cambio a una estructura más compleja que brinda la consolidación requiere de mucho cuidado en su proceso para no emitir inexactitudes en los resultados.
- Una integración horizontal puede generar pérdida de dominio en áreas específicas en un inicio en vez un mejor control sobre diferentes aspectos del negocio y mercado.
- Aunque llega a mostrar la una mayor realidad de la situación actual de las empresas consolidadas y una mejor toma de decisiones, también puede generar confrontaciones debido a desigualdad de los resultados de las mismas empresas consolidadas.
- Los estados consolidados pueden no llegar a mostrar las finanzas específicas de ciertos sectores.
Principales Beneficios en la consolidación financiera
Identificación de cuellos de botellas
La consolidación financiera trata de múltiples flujos de trabajos entre los negocios. Para garantizar que los estos sean continuos, se requiere de un esfuerzo añadido para asegurar que no se encuentren obstáculos que impidan un mejor flujo.
Si bien se deben cumplir con estándares rigurosos, es de suma importancia considerar que según se vaya escalando, también aumentaran las regulaciones y estándares de cumplimiento. Al buscar de forma continua, identificar y eliminar los obstáculos que causan los cuellos de botella se estará asegurando el buen funcionamiento del negocio y subsidiarias.
Automatización
El uso de soluciones de Business Intelligence como Power BI, Tableau u otras, logran facilitar los procesos de consolidación, análisis y reportes al automatizar los procesos disminuyendo el grado de error en la información.
Al administrar los datos por medio de hojas de cálculo, los procesos requieren de gran inversión de tiempo por parte del equipo y no existe un control real sobre los datos ingresados. Los errores que suelen ocasionar el uso de las hojas de cálculo se suelen presentar en las fases finales de la consolidación financiera, mostrando información falta y poniendo en juego la rentabilidad del negocio.
Reportes con vista completa del negocio.
El análisis y la generación de informes es una parte esencial en el proceso de consolidación financiera. Es decir que para tener una consolidación financiera precisa, se requiere de datos confiables.
La solución de Business Intelligence no solo debe brindar una descripción general y de alto nivel, sino también debe permitir una granularidad en los datos para poder profundizar a detalle, en la productividad y rendimiento de cada rama (área) del negocio.
Teniendo una vista completa de las finanzas, las correcciones serán puntuales y más eficientes. Aunado a una mejor toma de decisiones.
Resultados de una Consolidación Financiera
Análisis “Consolidación Financiera” (preview) para 4 empresas.
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