Microsoft Excel es una herramienta muy útil y práctica para la captura y documentación de datos. Sin embargo, existen limitantes y errores que no se llegan a controlar y podrían generar grandes pérdidas en su empresa.
Hay ocasiones en la que los datos requieren ser trabajados de forma colaborativa con otros usuarios. Para ello el archivo .xls llega a ser manipulado por varios usuarios perdiendo el control de ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Por qué? hicieron cambios en los datos.
Esto hace que Excel se vuelva una herramienta poco transparente y desorganizada para el trabajo colaborativo.
Con relación al análisis de datos, Excel resulta útil solo a nivel personal.
Si se espera que ejecutivos, gerentes de área u otros usuarios tengan la posibilidad de crear paneles de administración, ejecuten sus propios informes comparativos o análisis de comportamiento, Excel se quedará corto y no podrá cubrir con estos requerimientos.
Excel como hoja de cálculo, tiene un límite para almacenar información en número de registros (1.048.576 filas por 16.384 columnas). Esto limita a Excel para trabajar como equivalente a una base de datos. Pero Excel no es una base de datos propiamente y menos para la necesidad empresarial de muchas organizaciones.
Esta limitante puede llegar a generar que se pierdan datos con información valiosa para la organización.
Todo un caos a la hora de analizar.
Saber cómo estructurar y organizar los datos en Excel es una tarea que se debe de aprender bien para poder obtener la mejor información de los datos recabados.
Al ser una solución de hojas de cálculo, la organización de los datos llega a ser cuestionable para el análisis de datos.
Al manejar múltiples monedas, las fluctuaciones de cambio y los impuestos nacionales e internacionales se vuelven frustrantes de tratar en Excel.
Actividades como consolidaciones, previsión, elaboración de presupuestos e informes entran en un nuevo nivel de complejidad.
Un problema de compartir datos para recolectar información de varios usuarios es la compatibilidad en la versión de Excel. No están estandarizadas.
Lo que puede provocar que algunas veces se generen problemas de lectura y edición de versión a versión. Imposibilitando el trabajo.
Existen organizaciones casadas con un sistema y/o forma de trabajo que no permite dar un vistazo a los nuevos conocimientos de empleados nuevos.
Esto mismo sucede con el uso de Excel, se vuelve tan común trabajar y batallar con la herramienta que la organización no se da cuenta que existen otras herramientas que proporcionan mejores resultados en menor tiempo.
Para los responsables de la integración de datos, llega a ser tedioso y tardado obtener datos en Excel.
Los datos almacenados en archivos .xls suelen carecer de una estructura y organización unificada, exigiendo un mayor tiempo en el ETL para su transformación y limpieza.
Olvidar actualizar el cálculo, recopilar, limpiar, calcular y formatear los datos son errores comunes que llegan a complicar y alargar el tiempo de trabajo.
Si no se tienen las bases para desarrollar algoritmos, el realizar fórmulas, y utilizar las referencia ($A$1 * B1), el trabajo en Excel se vuelve algo frustrante.
10. Aquí falta algo… el lunes sin falta.
Excel no es la mejor alternativa para presentar datos en tiempo real. Ya que muestra solo una parte de los datos en un tiempo determinado.
En consecuencia, siempre faltará el “último dato real”. Lo que puede afectar drásticamente el plan, presupuesto, pronóstico y cualquier decisión que tome como punto partida la información de ese Excel.
11. “No se ve muy bien, a ver ponlo en verde, mueve la tabla, menos, no se entiende, a ver mejor como antes”
Diseñar tableros en Excel suele tomar más tiempo aún cuando ya se tienen todos los datos y de la manera que deberían estar. Ya que carece de herramientas para graficar y diseñar tableros.
Es bastante común no lograr que Excel presente los datos de una manera que a los clientes, gerentes o directivos puedan leer de manera clara y eficiente. Y requerir “algunos” cambios en la parte de diseño para al final poder presentar en cierto grado la información más relevante.
12. Hora de actualizar el Excel. Aquí vamos de nuevo
Mantener la información actualizada y obtener datos en Excel no es la tarea más sencilla.
Existen maneras más fáciles y rápidas que pasar horas exportando datos operativos de nómina, compras u otros sistemas y estar configurándolos manualmente en Excel. Es una tarea repetitiva que puede llevar mucho tiempo, además de ser muy propensa a errores.
CASOS DE MIEDO
Pérdida de una cuarta parte del valor de la empresa en acciones
En marzo de 2005 las acciones del minorista RedEnvelope INC cayeron más de un 25% cuando redujeron drásticamente sus perspectivas trimestrales, tras encontrar un error en el registro de un número en una celda de la hoja de cálculo. El director financiero de RedEnvelope en ese momento Erick Wong, dimitió esa misma semana.
16,000 casos de covid-19 no denunciados por el formato incorrecto.
El uso incorrecto de Excel ocasionó que casi 16,000 casos de covid-19 no fueran reportados en Inglaterra del 25 de septiembre al 2 de octubre de 2020 (8 días de datos incompletos, 1,980 casos por día, en promedio).
El problema surge cuando los propios desarrolladores de PHE eligieron un formato de archivo antiguo para hacer este conteo (XLS). Como consecuencia, cada plantilla podría manejar solo unas 65.000 filas de datos en lugar de las filas de un millón más de las que Excel es realmente capaz de hacer. Cuando se alcanzó ese total, se dejaron de lado el resto de casos.La confusión se debió a la forma en que la agencia de salud reunió los registros producidos por empresas comerciales que analizaban las pruebas de hisopos del público y diagnosticaban si se presentaba el virus. La agencia de salud de Inglaterra (PHE) configuró un proceso automático para reunir los datos en plantillas de Excel, para después cargarlas al sistema central y ponerlas en disposición del equipo de pruebas y seguimiento del NHS (National Health Service).
Una mala compra de Barclays Capital
Barclays envió su oferta de compra por Lehman Brothers después del colapso de la empresa en septiembre de 2008. La oferta fue generada en Excel. Los creadores de esta hoja de cálculo detallaron los activos de Lehman, lo que Barclays estaba dispuesto a comprar y ocultaron en lugar de eliminar en el formato, cerca de 200 celdas. Pero cuando un socio junior en el despacho Cleary Gottlieb Steen & Hamilton convirtió el archivo de Excel a PDF y lo envió por correo electrónico a la corte de bancarrota, las partes ocultas de la hoja de cálculo reaparecieron.
El resultado: además de las partes de Lehman que Barclays quería, el banco británico también se vio obligado a absorber las pérdidas de 179 ofertas adicionales que nunca tuvo la intención de comprar.
“Un error administrativo” de $24 millones por no revisar el Excel
En junio de 2003, un simple error en una hoja de cálculo costó la suma de $24 millones de dólares a TransAlta. La gran generadora de energía en Canadá realizó en mayo más compras de contratos de cobertura para la transmisión de energía en Estados Unidos, a precios más altos de lo que debería. Steve Snyder, director ejecutivo de TransAlta comentó que fue “literalmente” un error de cortar y pegar en una hoja de cálculo de Excel, en la que no se detectó cuando se hicieron las y clasificación de ofertas y las ofertas finales de clasificación antes de enviarlas.
$1.300 millones de dólares por un “error honesto”
Octubre de 2003, la Asociación Hipotecaria Nacional Federal declaró en un comunicado de prensa sobre las finanzas del tercer trimestre del año en el que había descubierto un error de $ 1.136 mil millones en el capital total de los accionistas. Jayne Shontell, vicepresidente senior de relaciones con inversionistas explicó en una declaración escrita: “Se cometieron errores honestos en una hoja de cálculo utilizada en la implementación de un nuevo estándar de contabilidad”.
Kodak menos 9 millones porque sí
En 2005 Eastman Kodak Company, agregó $9 millones de dólares a sus pérdidas del tercer trimestre debido a un error en la hoja de cálculo.
Un empleado calculó mal el costo de indemnización al agregar demasiados ceros para aumentar la pérdida total en ese trimestre a 1,038 millones de dólares después del ajuste.
Fórmula equivocada termina a una pérdida de 2.4 millones en ingresos proyectados
En 2004 la Universidad de Toledo descubrió un error en las fórmulas de una hoja de cálculo destinada al presupuesto interno, más precisamente en la que estimaba el ingreso por la matrícula de los estudiantes.
Lo que llevó a sobrestimar los ingresos proyectados; $2.4 millones de dólares menos para trabajar de lo anticipado y planeado.
Error de seguridad, MI5 intercepta 1000 teléfonos equivocados
En 2011 el servicio de seguridad británico (MI5), erróneamente interceptó más de 1,000 teléfonos debido a un error en el formato de una hoja de cálculo. El error en la aplicación de un formato provocó que los números terminarán en 000 en vez de los 3 números reales. La agencia solicitó erróneamente a los proveedores de telecomunicaciones información sobre sus propietarios.
Incidente de las ballenas en Londres y la perdida de más de 6 mil millones
Aquí está el mayor ejemplo en números hasta el momento y también el más sonado. El desastre de London Whale hizo perder a JP Morgan Chase más de 6 mil millones de dólares ($6,000,000,000) por errores en la hoja de cálculo.
En 2012 mientras trabajaban en un modelo de valor en riesgo, un empleado copio y pego las fórmulas de una hoja de cálculo a otra. Eso fue todo. El problema fue que los errores incrustados no se revisaron y los cálculos no estaban aprobados. Entre la serie de errores estaban divisiones de cifras en lugar de promediar y muchos errores matemáticos. Las consecuencias más de 6 mil millones de dólares en pérdidas y un informe final de 130 páginas explicando cómo había pasado el desastre, con apartados con lujo de detalle sobre cómo el error de Excel contribuyó a las grandes “inexactitudes”.
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