20 Formas de compartir en Power BI

¿Cuál es la mejor opción para compartir y colaborar en informes de Power BI? Aquí se comparan las distintas opciones y modalidades para determinar cuál es la mejor opción para su organización.

1. Power BI Premium

Power BI Service es la forma predeterminada para compartir contenido. Se requiere de una licencia de Power BI Pro para el autor y cada consumidor al distribuir el contenido de esta manera. Una alternativa es que se puede implementar contenido en la capacidad dedicada a través de Power BI Premium.

Power BI Premium tiene 3 ventajas:

  • El contenido en la capacidad dedicada puede ser consumida por usuarios sin Power BI.
  • La capacidad compartida tiene límite de 1 GB por conjunto de datos, 10 GB por usuario y un total de 8 aplicaciones por día. Estas limitaciones se vuelven más consideradas con Premium. 100 TB de almacenamiento disponible, actualización de 48 veces al día y el conjunto de datos puede ser de 10 GB.
  • La capacidad compartida significa que comparte infraestructura con otros usuarios de Power BI. La capacidad premium de Power BI proporciona recursos dedicados para dar servicio a los requisitos de visualización de datos la organización.

Power BI Premium se encuentra disponible en diferentes aspectos de SKU “A”, “EM” y “P”, para ver qué SKU admiten qué opciones de uso compartido. Cada SKU tiene diferentes sub-opciones y puntos de precio dependiendo de los requisitos específicos para CPU, memoria y renders.

Conoce más los tipos de licenciamiento de Power BI aquí.


2. Compartir PBIX

Cuando se guarda un informe en Power BI Desktop se encapsula creando un archivo con extensión .pbix el cual se encuentra disponible para compartir con colegas y así colaborar y editar de según se requiera. Cualquier usuario puede editar el archivo de forma gratuita desde su app Desktop sin la necesidad de adquirir la licencia de Power BI Pro, sin embargo al compartir de esta manera se pueden crear varias versiones diferentes del que originalmente era el mismo archivo.

 


3. Compartir Plantilla

El contenido creado en Power BI Desktop también se puede guardar como una plantilla de Power BI dando como resultado un archivo con extensión .pbit, este permite guardar el contenido generado localmente con la diferencia que el conjunto de datos se muestra vacío, es decir, no conserva ningún dato importado. Al igual que los archivos .pbix. Las plantillas también se pueden compartir de forma gratuita con colegas y usuarios finales de autoservicio se debe procurar mantener solo un archivo para evitar tener que admitir varias versiones.


4. Incrustar en Microsoft Teams

Se puede incrustar contenido de Power BI en Microsoft Teams. Los grupos de Office 365 que gobiernan la seguridad de los espacios de trabajo de Power BI y Teams, pueden ser utilizados para proporcionar un mecanismo de autenticación coherente en ambos productos. Puede implementar el contenido en áreas de trabajo de Power BI siendo respaldadas por Premium Capacity en SKU “P”.

Existe una opción más atractiva con ese escenario de implementar contenido en espacios de trabajo en SKU “EM”, estos resultan más económicos que los SKU P. También se pueden incrustar en Teams para distribuir a los usuarios de Power BI Pro utilizando la capacidad de compartir si la necesidad de la versión premium.


5. Incrustar en SharePoint

Es posible incrustar el contenido de Power BI en SharePoint online, las reglas para incrustar el contenido son las mismas aplicadas para Microsoft Teams.


6. Embebido en tu propia aplicación

El contenido de Power BI puede ser incrustado en aplicaciones y sitios web de los usuarios finales sin la necesidad de que sean ellos sean autenticados en Power BI. Es decir, los usuarios finales pueden tener la experiencia de los informes totalmente integrada a sus aplicaciones sin la necesidad de que ellos sepan que están utilizando Power BI.

Se puede implementar el contenido en A SKUs de menor costo, además de las EM o P SKUs de mayor costo para Power BI incrustado.


7. Anotar y compartir por Aplicaciones Móviles

En las aplicaciones móviles de Power BI (iOS y Android), se puede anotar un icono, informe o un objeto visual, para posteriormente compartirlo con cualquier persona por medio de correo electrónico.

Se comparte un snapshot del icono, informe u objeto visual. Los destinatarios lo observan tal cual como se envió en el correo.  Dentro del correo también se encuentra un vínculo al panel o informe los cuales pueden visualizar si cuentan con licencia Power BI Pro o capacidad de Premium.

Se pueden enviar los snapshot a cualquier persona no solo a compañeros de trabajo con el mismo dominio de correo electrónico.


8. Aplicaciones (Apps en Power BI Service)

El contenido implementado en el área de trabajo de la aplicación se puede empaquetar de forma independiente, esto es conocido como aplicación dentro de Power BI Service. En esta se pueden asignar permisos a los usuarios para utilizar la aplicación a través del menú.

Las aplicaciones evitan que los usuarios tengan que navegar por los Workspaces para encontrar el contenido de relevancia para ellos. Por medio de un clic en la aplicación con el nombre adecuado pueden visualizar los datos.

Este método es recomendado para distribuir contenido a una base de usuarios más amplia.

 


9. Compartir Conjuntos de Datos (dataset)

Dentro de una organización puede haber una persona con mayor capacidad para crear modelo de datos de gran calidad y bien diseñados. Toda la organización se puede ver beneficiada al compartir ese conjunto de datos (dataset), al crear un informe con un modelo de datos que todos deben usar, se puede guardar el informe y dar permisos a los usuarios para usarlo.

De esta manera todos están basando sus informes en los mismo datos y viendo una misma versión de la verdad”.


10. Paquetes de Contenido

Los paquetes de contenido se han remplazado por las aplicaciones de Power BI, sin embargo, siguen disponibles con áreas de trabajo clásicas. Los elementos de un paquete de contenido son empaquetados y se les asignan permisos a esa entidad para que otros usuarios los utilicen. Los usuarios pueden hacer clic en el vínculo, obtener datos en Power BI Service e importar un paquete en su área de trabajo actual.


11. Publicar en la Web

Publicar en la Web permite proporcionar contenido a un público amplio y variado sin la necesidad de que cuenten con Power BI. Es una de las pocas maneras en que los usuarios de Power BI Free pueden compartir su contenido en Power BI Service.

Se debe tener en cuenta que cualquier persona puede ver el contenido publicado. Un administrador de Power BI puede desactivar esta característica.


12. Imprimir o guardar como PDF o algún archivo estático

Desde Power BI Service, es posible imprimir, guardar como PDF o bien algún otro archivo de formato estático cualquiera de estos elementos:

  • Tablero
  • Icono de tablero
  • Página de informe
  • Informe paginado
  • Visualización de Power BI Service

Para imprimir informes de Power BI solo es posible una página a la vez a comparación de los informes de Power BI e informes paginados los cuales están diseñados para ser impresos.


13. Exportar a Power Point o Imprimir

Los informes pueden ser exportados a Power Point por medio de Power BI Service. Esta exportación se muestra como una versión estática, sin interactividad de los objetos visuales o la oportunidad de segmentar, filtrar o explorar en profundidad. Esta exportación es útil para presentar visualizaciones de datos a colegas.

Los informes también pueden ser impresos, esto para generar una copia estática. Un administrador puede desactivar estas características.


14. Exportar a Excel o CSV

Los datos se pueden exportar desde una sola visualización de Power BI a formato Excel o CSV. Pueden ser exportados de origen los datos utilizados para crear una visualización por medio de este método. Para esto solo se debe de dar clic en los puntos suspensivos en la parte superior derecha de alguna visualización y se selecciona la opción “exportar datos”.


15. B2B para usuarios invitados

La colaboración entre empresas (B2B) de Azure AD, permite agregar usuarios de otro inquilino como invitado. El usuario externo puede ver el contenido de Power BI por medio de un inicio de sesión único. Para este escenario se puede administrar o dar licencia del contenido de 3 maneras:

  1. Implementar contenido en capacidad premium.
  2. Implementar contenido en la capacidad compartida. El usuario invitado utiliza su licencia de Power BI Pro.
  3. Implementar contenido en la capacidad compartida. Es asignada al usuario invitado una licencia de Power BI Pro del inquilino. La asignación de una licencia proporciona la capacidad de ver contenido solo del inquilino y no del suyo u otros inquilinos.

16. On-Premises Report Server

Existe la opción de On-premises Power BI Report Server para los usuarios con incertidumbre sobre la administración de los datos y la implementación de datos en la nube. Report Server es un super conjunto de la instalación tradicional de SQL Server Reporting Services (SSRS). Power BI Report Server permite implementar informes de Power BI además de informes SSRS paginados.

Power BI Report Server se compra a través de Power BI Premium. El uso de ambos permite migrar la instalación local a la capacidad premium basada en la nube en el futuro si se desea.

Power BI Report Server también se encuentra disponible para clientes de SQL Server Enterprise Edition que hayan seleccionado la opción adicional de Software Assurance.


17. Colaborar en Workspace  

Workspace resulta mejor para colaborar que “My Workspace” al permitir la copropiedad del contenido. El equipo puede hacer actualizaciones y dar acceso a otros usuarios determinando sus permisos.

 


18. Colaborar en Microsoft Teams

Mediante la inserción de informes e informes paginados de Power BI en Microsoft Teams es posible aumentar la colaboración controlada por datos en la organización. Power BI Service cuenta con un botón de “Chat en equipo” para los informes. Es posible agregar pestañas de Power BI independientes para cada uno de los informes y asignar en las pestañas un nombre determinado.

Microsoft Team al agregar una pestaña crea automáticamente una conversación de pestaña para el informe. Los miembros del canal de Microsoft Teams pueden ver y analizar el informe en la conversación.

 

19. Exportar por Power Automate

A mediados del año pasado Power BI introdujo la acción de exportación de informes de Power BI o informes paginados dentro de Power Automate.
Lo que facilita que sea más sencillo exportar rápidamente su contenido de Power BI a una variedad de formatos y escenarios compatibles.

20. Power BI Robots

A través Power BI Robots es posible enviar de forma rutinaria listas de reproducción de informes a tantas personas como desee, desde o fuera de su organización, independientemente de que sean usuarios de Power BI.
También le permite filtrar sus informes tanto como desee, por lo que se envían diferentes métricas a diferentes destinatarios o departamentos desde el mismo panel de Power BI.

 


Si bien Power BI Premium ofrece una gran solución para colaborar en equipo en los informes de Power BI, la mejor opción depende completamente de las necesidades y presupuesto de la organización con el que se cuenta para dar una solución.

Conozca más sobre estas soluciones en: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/collaborate-share/service-how-to-collaborate-distribute-dashboards-reports 

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